Faktura jest dokumentem potwierdzającym transakcje kupna i sprzedaży lub wykonania usługi, będącym podstawą rozliczenia między przedsiębiorcą i klientem. Podstawowym rodzajem faktury jest faktura VAT wystawiana przez płatników VAT.

Szczegółowe przepisy dotyczące faktur VAT i sposobu ich wypełniania zapisano w tzw. „ustawie o VAT” z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Ustawa określa, między innymi, dane, które muszą znaleźć się na dokumencie oraz czas, przez który przedsiębiorca powinien przechowywać je w firmowym archiwum.

Co zawiera faktura VAT

Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem, faktura VAT powinna zawierać m.in. oznaczenie, tj. napis Faktura VAT oraz numer kolejny faktury, a także nazwy i adresy sprzedawcy i nabywcy wraz z ich numerami NIP, datę dokonania sprzedaży i datę wystawienia dokumentu, nazwę towaru lub usługi będącej przedmiotem transakcji, jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług, cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (netto), wartość sprzedawanych towarów lub wykonanych usług (wartość sprzedaży netto), stawki podatku oraz kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem (brutto), wyrażoną cyframi i słownie oraz stawki podatku VAT.

Wypełnianie faktury VAT na druku czy wygodne rozwiązanie online?

Fakturę VAT można wystawić na kilka sposobów: dokonując tego własnoręcznie, korzystając z gotowych druków zakupionych w sklepie lub pobierając je z Internetu. Jednak stosunkowo prostym, wygodnym i nowoczesnym rozwiązaniem jest skorzystanie z pomocy aplikacji do fakturowania dostępnej w sieci. Jednym z programów oferujących profesjonalne zarządzania fakturami VAT jest program do wystawiania faktur VAT firmy inFakt.

Dzięki pomocy programu, przedsiębiorcy nie tylko stosują wygodne w użyciu i praktyczne rozwiązanie, ale także ograniczają niebezpieczeństwo wystąpienia błędów w dokumencie. Należy bowiem pamiętać, że obowiązek wystawiania faktur VAT oznacza również dla przedsiębiorców dodatkową odpowiedzialność przed Urzędem Skarbowym. Karane jest wystawienie dokumentu niezgodnie z przepisami, wyrzucenie ich przed terminem zapisanym w ustawie, nie wystawienie faktury lub wystawienie jej w sposób nieczytelny – przedsiębiorca musi być świadomy, że Urząd Skarbowy nawet pomyłki przy wystawieniu dokumentu może potraktować jako próbę oszustwa.

Faktura VAT krok po kroku

To proste – w zakładce głównej Przychody, z poziomu „Przegląd” lub „Faktury” istnieje możliwość utworzenia nowej faktury VAT. W tym celu należy kliknąć na opcję +Nowa faktura VAT, lub Faktura VAT widniejące po prawej stronie panelu użytkownika. Następnie wybieramy numer faktury, wprowadzamy klienta, datę wystawienia, sprzedaży i termin płatności. Kolejnym krokiem jest opisanie towaru/usługi poprzez podanie jego ilości, ceny, wartości oraz stawki podatkowej, którą wybieramy korzystając z wygodnej, rozwijanej listy. Następnie należy zdefiniować płatność, jej kwotę, walutę w której nastąpi rozliczenie, a także wskazać sposób płatności z podaniem numeru rachunku bankowego i nazwy banku.

Dodawanie nowej Faktury VAT w aplikacji infakt.pl

Na koniec wypełniamy pola Odbiorca i Sprzedawca, dodajemy ewentualne uwagi i klikamy opcję Zapisz. Tak przygotowana faktura zostanie dodana do naszej listy faktur. Klikając wybrany dokument, uzyskujemy dostęp do wprowadzonych informacji, natomiast opcja Drukuj fakturę dostępna w menu po prawej stronie panelu użytkownika umożliwi nam wydrukowanie dokumentu w oparciu o zadane parametry np. drukowanie oryginału i kopii, tylko oryginału, duplikatu, itp.

Zalety aplikacji inFakt

Dzięki przejrzystemu interfejsowi i przemyślanemu zaprojektowaniu elementów panelu użytkownika, nauka obsługi programu nie będzie stanowić kłopotu. Dla doświadczonego użytkownika wystawienie faktury to najczęściej tylko 4 kliknięcia. Gotową fakturę można od razu wydrukować lub wysłać e-mailem. Oprócz tego, aplikacja posiada wiele przydatnych funkcji:

Faktura dodana do aplikacji Infakt.pl

• Możliwość przeglądania faktur za pośrednictwem indywidualnej strony startowej, do której dostęp ma tylko użytkownik inFakt. Na stronie znajduje się podsumowanie najważniejszych informacji o fakturach m.in. faktury przygotowane do wystawienia, faktury z przekroczonym terminem płatności, faktury do zapłaty i oznaczone jako zapłacone.
• Funkcja „Szukaj faktur” służy odnajdywaniu faktur według zdefiniowanych kryteriów. Dostępne parametry to np. okres, kwota, numer faktury, nazwa produktu, klienta.
• Opcja „Zdefiniowane faktury” pozwala na przyspieszenie i automatyzację regularnego wystawiania faktur zawierających podobne informacje.
• Zakładka „Klienci” umożliwia zarządzanie kontrahentami oraz wystawionymi fakturami dla poszczególnych klientów. Za jej pośrednictwem można zapisywać i edytować dane nowych klientów, przeglądać listy już dodanych klientów, wyszukiwać oraz przeglądać historię faktur wybranego klienta.
• inFakt umożliwia tworzenie kont z dostępem dla wielu pracowników w obrębie jednej firmy. Oznacza to wielostanowiskowy dostęp dla pracowników, przy czym wystawianie przez nich faktur powoduje nadawanie kolejnych numerów na dokumentach. Warto też dodać, że program nie posiada limitu liczby użytkowników.