W handlu zagranicznym wykorzystywanych jest wiele dokumentów sprzedażowych niezbędnych do dokonania formalnych rozliczeń. Służba celna wymaga od eksporterów zaprezentowania określonych faktur w czasie odprawy celnej towaru. Dokument ten to faktura celna i tylko nieznacznie różni się od zwyczajnych faktur VAT.

Faktura celna, nazywana z języka angielskiego Customs Invoice, to dokument księgowy, na podstawie którego można dokonać odprawy celnej towaru. Jednocześnie faktura celna nie stanowi podstawy do rozliczenia stron transakcji. Bez faktury celnej niemożliwe byłoby ustalenie wartości celnej, która pozwala zastosować cła preferencyjne dla eksporterów. W praktyce, faktury celne występują głównie w obrotach towarowych z krajami zaliczanymi do dawnej Brytyjskiej Wspólnoty Narodów. Nie spotyka się ich zbyt często.

W niektórych krajach służby celne i statystyczne wymagają zaprezentowania dokumentu pod nazwą faktura celna, ale jej funkcję może spełniać równie dobrze faktura konsularna. Faktura tego typu jest równocześnie świadectwem pochodzenia dla danych towarów eksportowych. Faktury konsularne znajdują zastosowanie w przypadku przeprowadzania odpraw celnych w krajach eksporterów. Są one wykorzystywane także przez określone instytucje do celów statystycznych.

Faktura celna jest wystawiana przede wszystkim po to, aby ustalić realną wartość celną. Jej zapisy muszą być w pełni zgodne z wartościami i informacjami wykazanymi w fakturze handlowej, wykorzystywanej do rozliczeń między stronami transakcji międzynarodowych. Dodatkową funkcją, jaką spełnia faktura celna jest zabezpieczenie sprzedawcy przed zbyt wczesnym przejęciem własności przez sprzedającego.

W fakturze celnej powinny być wskazane następujące informacje:

• numer dokumentu którego dotyczy,
• numer zamówienia,
• nazwa i adres kontrahenta,
• nazwa i adres nabywcy,
• miejsce i data wystawienia,
• rodzaj i ilość towarów,
• wartość towarów wyrażona w walucie wymienialnej lub w walucie polskiej,
• cena jednostkowa,
• kraj pochodzenia towarów,
• warunki dostawy.

Faktura celna zawiera w zasadzie takie same dane, jak faktura VAT, z tym że nie posiada ona wyliczeń sumy brutto z wykorzystaniem stawki podatku VAT. Ma ona nawet ten sam numer co faktura VAT. Korzystając z funkcjonalności serwisu inFakt.pl bez problemu wystawimy fakturę VAT na sprzedane towary lub świadczone usługi i na jej podstawie sporządzimy fakturę celną. W tym celu należy założyć konto użytkownika w serwisie inFakt.pl i kliknąć „wystaw fakturę VAT”. System księgowy serwisu przeprowadzi nas krok po kroku, w jaki sposób wystawić dokument.