Wiele osób, w codziennej pracy, korzysta z programu Excel. Najczęściej służy on do wykonywania tradycyjnych zadań jak: tworzenie tabel, wykresów, przeprowadzania skomplikowanych obliczeń wykorzystujących formuły. Office Excel umożliwia także, z czego nie wszyscy być może zdają sobie sprawę, wprowadzanie faktur.

Zacznijmy od dwóch, niezwykle ważnych kwestii dla osób wystawiających faktury:

• a) Terminu ich wystawienia
• b) Wyglądu

a) Fakturę, będącą dowodem transakcji, wystawia się nie później niż siódmego dnia od daty wykonania usługi lub wydania produktu (towaru).. Wyjątkiem jest Faktura zaliczkowa, którą wystawia się nie później niż siódmego dnia od momentu (daty dnia) otrzymania części lub całości zapłaty

b) Każda faktura, wygenerowana zarówno przy pomocy Office Excel jak i programu on line zawierać musi:

• Dane osobowe oraz adresy obu stron transakcji, na które wystawiana jest faktura (sprzedawcy i nabywcy),
• Numery NIP sprzedawcy i nabywcy
• Data dokonania transakcji (wykonania usługi lub zakupu)
• Data wystawienia faktury VAT,
• Numer faktury oraz zapis "Faktura VAT".
• Nazwa towaru lub usługi
• W przypadku towaru – specyfikacja jednostek miary oraz ilości
• Cena jednostkowa towaru/usługi (bez uwzględnienia podatku VAT)
• Wartość towaru/usługi bez uwzględnienia kwoty podatku i stawki podatku
• Wartość netto czyli wartość sprzedaży netto towarów/wykonanych usług, z podziałem podział na wszystkie stawki podatku, zwolnienia od podatku oraz kwoty które nie podlegają opodatkowaniu,
• Kwota podatku naliczonego od sumy wartości sprzedaży netto towarów bądź usług Wartość brutto czyli wartość sprzedaży brutto towarów/wykonanych usług, po uwzględnieniu kwoty podatku,
• Kwotę wszystkich należności (z uwzględnieniem podatku), zapisana cyframi oraz słownie.

Office Excel, jako sposób na sprawne generowanie faktur, może rodzić pewne trudności:

• 1. Teoretycznie aby dotrzeć do szablonu faktury wystarczy zastosować się do instrukcji Plik->Nowy->Arkusze kalkulacyjne->Faktura
• 2. Niestety może wystąpić trudność, związana z koniecznością zainstalowania dodatkowo opcji Faktura. Wtedy jesteśmy zmuszeni kupić taką płytę. Dostępne w sieci wersje, są najczęściej testowe i po 30 dniach będzie żądana od nas zapłata za ich użytkowanie
• 3. Kolejnym problem może być samo posługiwanie się Excelem. Niestety nie jest to pogram łatwy w obsłudze nawet prostszych, od wystawiani faktury, zadań. Czasami niezbędna jest dodatkowa wiedza (kupno książek lub uczestnictwo w kursie) a to wiążę się z kosztami i czasem, który musimy znaleźć na naukę.
• 4. Grafika szablonu jest dosyć skromna w porównaniu z fakturą, jaka możemy uzyskać dzięki korzystaniu z programu on line.

Dodawanie nowej Faktury VAT w aplikacji infakt.pl

Mając na uwadze wszystkie wspomniane problemy, które powstają podczas używania Office Excel jako narzędzia do generowania faktur, warto pomyśleć o skorzystaniu z programu on line (np. dostępnego na stronie inFakt).

Zalety programu:

• Łatwy sposób wystawienia faktury –wystarczy zalogować się na stronie inFakt (podając adres mailowy oraz hasło) i przystąpić do generowania faktur
• Film instruktażowy, który w przystępny sposób uczy jak wystawiać faktury
• Czytelna grafika
• Możliwość wygenerowania różnych faktur (pro forma, marża, korygująca etc.)
• Możliwość wysyłania mailem gotowej faktury
• Niski koszt użytkowania oraz bezpłatna opcja wystawienia kilku faktur

Przykład Faktury VAT wygenerowanej w aplikacji infakt.pl

Jeśli zależy nam na czasie (mamy dużo faktur do przygotowania i wysłania do odbiorcy a nie mamy czasu na dokształcanie się) oraz kosztach (zakup pomocy naukowych na temat Excela oraz płyty z instalacją) zdecydowanie lepiej wybrać korzyści płynące z użytkowania programu do faktur on line na inFakt