Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nakłada na przedsiębiorcę obowiązek ewidencjonowania majątku firmy. Jedną z ewidencji, jaką powinien on prowadzić, jest ewidencja środków trwałych.

Środki trwałe to rzeczowe aktywa, które spełniają kilka (narzuconych ustawą) warunków. Wszystkie elementy majątku firmy, które charakteryzują się tymi cechami – muszą być uwzględnione w prowadzonej ewidencji środków trwałych. Przyjrzyjmy się zatem, jakie są kryteria uznania majątku za środek trwały.

Środki trwałe:

• stanowią własność lub współwłasność podatnika;
• ich okres użytkowania jest dłuższy niż 1 rok;
• są sprawne (tj. kompletne i zdatne do użytku) w momencie przyjęcia do eksploatacji (data ta nie musi być datą zakupu);
• posiadają rzeczowy charakter (ta cecha odróżnia je od wartości niematerialnych i prawnych);
• muszą być wykorzystywane na potrzeby związane z prowadzoną działalności gospodarczą (ewentualnie oddane do używania na podstawie umowy dzierżawy, najmu lub umowy leasingu);
• wartość początkowa przekracza 3 500 zł.

Bardzo ważne jest, aby prawidłowo określić wartość początkową. To od niej zależy, czy daną rzecz można jeszcze zakwalifikować jako wyposażenie, czy też konieczne jest już uwzględnienie jej jako środka trwałego (i prowadzenie odpisów amortyzacyjnych). Wartość początkową ustala się poprzez zsumowanie ceny zakupu danego środka (kwota należna zbywcy) i kosztów związanych z zakupem (a więc np. dodanie ceny: przewozu, cła, opłat notarialnych, czy też instalacyjnych itp.).

Termin wpisu do ewidencji środków trwałych

Przedsiębiorca musi dokonać wpisu składnika majątku do ewidencji środków trwałych w miesiącu przekazania tych składników do użytkowania. Obowiązuje ten sam termin, bez względu na źródło pochodzenia tego środka (zakup, aport itd.).

Ewidencja środków trwałych może przyjąć formę:

• zakupionej książki, którą przedsiębiorca uzupełnia odręcznie;
• samodzielnie sporządzonego formularza (również wydrukowany z komputera) uzupełniany odręcznie;
• ewidencja prowadzona przy pomocy odpowiedniego oprogramowania (należy ją po każdorazowym uzupełnieniu wydrukować).

Warto wiedzieć, że prawo nie narzuca na przedsiębiorcę żadnego obowiązku co do sposobu prowadzonej ewidencji. Tak długo, jak zawiera ona obowiązkowe informacje – jest ona poprawna. Prawo nie wymaga także, by zachowana była forma tabeli, choć ewidencja środków trwałych najczęściej jest prowadzona właśnie z zachowaniem takiej formy.

Obowiązkowe elementy ewidencji środków trwałych

• liczba porządkowa;
• data nabycia środka;
• data przyjęcia środka trwałego do użycia;
• wskazanie dokumentu stwierdzającego nabycie środka;
• określenie środka trwałego;
• odpowiedni symbol Klasyfikacji Środków Trwałych;
• wskazanie wartości początkowej środka;
• określenie stawki amortyzacyjnej;
• kwoty odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy oraz (narastająco) za okres dokonywania odpisów;
• zaktualizowana wartość początkowa;
• zaktualizowana kwota odpisów amortyzacyjnych;
• wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową środka trwałego;
• data likwidacji wraz z przyczyną lub datę zbycia środka.

Korygowanie ewidencji środków trwałych

Nie ma przepisów w polskim prawie, które określałyby w jaki sposób można dokonywać korekty błędnych wpisów do ewidencji środków trwałych. Wiadomo jednak, że czasem może dojść do omyłki i wtedy zaistniały błąd należy poprawić najszybciej jak jest to możliwe od momentu jego zauważenia. Skoro nie ma żadnych dodatkowych przepisów, które regulowały by tą kwestię – należy przyjąć, że korekty ewidencji środków trwałych należy dokonywać w taki sam sposób, jak w przypadku innych dokumentów księgowych.

W związku z tym, aby skorygować ewidencję środków trwałych należy przekreślić błędny zapis. Przekreślenie musi być dokonane w taki sposób, aby było możliwe odczytanie pierwotnej treści. Obok przekreślenia należy umieścić poprawną treść. Tak wykonaną korektę należy podpisać oraz umieścić obok podpisu datę dokonania poprawy.

Łatwe prowadzenie ewidencji środków trwałych

Warto pamiętać, że jeśli przedsiębiorca nie prowadzi ewidencji środków trwałych nie ma on prawa zaliczania odpisów amortyzacyjnych do kosztów uzyskania przychodów.

Samodzielne prowadzenie (szczególnie odręczne) ewidencji środków trwałych może być dość żmudne i czasochłonne. Warto zatem skorzystać z dostępnych pomocy w tej kwestii. Wielkim ułatwieniem dla przedsiębiorcy okaże się z pewnością rozwiązanie oferowane przez aplikację inFakt.

Uzupełniając ewidencję środków trwałych w inFakt użytkownik jest prowadzony krok po kroku w taki sposób, by w miarę szybko i prosto uzupełnić poprawnie wymagane informacje. Jeżeli jednak na którymś etapie przedsiębiorca napotka problem i nie będzie pewny, czy dobrze wprowadza środek trwały – może skorzystać z pomocy doświadczonego księgowego. Wystarczy zadzwonić na infolinię lub zadać pytanie poprzez e-mail.

Korzystając z inFakt przedsiębiorca nie musi już samodzielnie szukać symbolu Klasyfikacji Środków Trwałych. Formularz, w którym dodaje się środek trwały posiada rozwijaną listę najpopularniejszych środków trwałych. Wybór jednej pozycji z tej listy powoduje automatyczne uzupełnienie symbolu KŚT. Co ważne – po prawidłowym uzupełnieniu wymaganych przez aplikację inFakt danych – program sam dokonuje wyliczeń miesięcznych i rocznych kwot odpisów amortyzacyjnych.

Oczywiście – po uzupełnieniu wszystkich danych, ewidencję należy wydrukować. Wydruku należy dokonywać za każdy okres.

Prowadzenie ewidencji środków trwałych z inFakt jest o wiele łatwiejsze niż samodzielne (odręczne) jej uzupełnianie i wyliczanie poszczególnych wartości. Warto zatem skorzystać z pomocy oferowanej przez inFakt.