Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, które rozliczają się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów są obowiązane również do prowadzenia ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

Warto więc wiedzieć, jak taką ewidencję prowadzić, gdyż w przypadku jej braku dokonywane odpisy amortyzacyjne od posiadanych składników majątku nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Ewidencje prowadzi się dla składników majątku trwałego. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje ich jednak wprost, tylko przy okazji wyszczególnienia tych składników majątku, które podlegają amortyzacji.

W myśl ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych amortyzacji podlegają składniki majątku:

• o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym jak rok,
• które zostały nabyte lub wytworzone we własnym zakresie,
• stanowią własność bądź współwłasność podatnika,
• są kompletne i zdatne do użytkowania,
• służą potrzebom prowadzonej przez podatnika działalności,
• lub zostały przez niego przekazane na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu.

Składniki majątku, które ustawa określa jako niepodlegające amortyzacji, czyli:

• grunty i prawa wieczystego użytkowania gruntów,
• budynki mieszkalne wraz ze znajdującymi się w nich dźwigami lub lokale mieszkalne, służące prowadzonej działalności gospodarczej lub wydzierżawiane albo wynajmowane na podstawie umowy, jeżeli podatnik nie podejmie decyzji o ich amortyzowaniu,
• dzieła sztuki i eksponaty muzealne,
• składniki majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej albo zaprzestania działalności, w której te składniki były używane; w tym przypadku składniki te nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono albo zaprzestano tę działalność,

mimo braku możliwości ich amortyzacji stanowią one środki trwałe, które należy ujawnić w ewidencji środków trwałych.

Obowiązek prowadzenia ewidencji nakłada na podatnika Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej książki przychodów i rozchodów z 26.08.2003 r. W ustawie można znaleźć elementy, które taka ewidencja musi co najmniej zawierać:

• liczbę porządkową – czyli nadawanie kolejnych numerów środkom trwałym,
• datę nabycia – czyli data, kiedy dany środek trwały został nabyty,
• datę przyjęcia do używania – nie musi być tożsama z datą nabycia. Środek trwały może być przyjęty w okresie późniejszym z różnych przyczyn np. wynikać z faktu, że nie jest kompletny i zdatny do używania, ponieważ wymaga instalacji, czy montażu, określenie dokumentu stwierdzającego nabycie – należy wskazać, czy nabyto środek trwały np. na podstawie umowy kupna sprzedaży bądź faktury, oraz podać numer dokumentu,
• określenie środka trwałego – czyli wprowadzenie nazwy, ewentualnie krótkiego opisu.
• symbol Klasyfikacji Środków Trwałych – Klasyfikacja Środków Trwałych (KŚT) została opublikowana w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 10.12.2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych. Zawiera ona wykaz składników w podziale na grupy, podgrupy i rodzaje z trzycyfrowym symbolem dla każdego z nich,
• wartość początkową – za wartość początkową środków trwałych nabytych w drodze kupna uważa się cenę ich nabycia, czyli kwotę należną zbywcy powiększoną o koszty związane z zakupem np. koszty transportu, załadunku, wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji, opłat notarialnych, skarbowych,
• stawkę amortyzacyjną – stawki amortyzacji środków trwałych ujęte są w Załączniku nr 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów,
• zaktualizowaną wartość początkową,
• zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych;
• wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową;
• datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.

Zapisów dotyczących środków trwałych dokonuje się w ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania.

Ewidencja środków trwałych w Infakt.pl

Większość dostępnych na rynku programów do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów daje możliwość ewidencjonowania środków trwałych zgodnie z obowiązującymi przepisami zapewniając wydruki ewidencji wraz z wszystkimi niezbędnymi elementami. Do programów takich dołączane są instrukcje, które za każdym razem trzeba wertować w przypadku problemów, a i tak zawierają jedynie techniczny opis funkcjonowania programu.

W aplikacji Infakt.pl użytkownik na każdym etapie wprowadzania środka trwałego do ewidencji otrzymuje wsparcie merytoryczne poprzez szczegółowe opisy przy każdej opcji. Techniczne wprowadzanie środka trwałego do ewidencji w aplikacji Infakt.pl jest tak proste, że nie wymaga zbyt wielu opisów, natomiast wszelkie informacje na temat poszczególnych elementów znajdują się pod symbolem ,który objaśnia daną część.

Środki trwałe dodaje się w zakładce „Koszty”:

Po wyborze opcji „Nowy środek trwały” pojawia się okno, w którym należy wskazać jedną z dwóch możliwości:

1) Dodaj środek trwały – opcja ta dotyczy sytuacji, gdy: nabycie lub przekazanie środka trwałego nie jest poświadczone fakturą VAT, a np.: umową kupna, oświadczeniem o przekazaniu, środek trwały został wprowadzony do ewidencji zanim rozpoczęto księgowanie w Infakt.

2) Zakup środka trwałego – wybór tej opcji wystąpi, gdy: nabycie środka trwałego jest potwierdzone fakturą VAT, zakup środka trwałego został dokonany po rozpoczęciu księgowania w inFakt lub podatek VAT nie został jeszcze rozliczony.

Dodanie środka trwałego:

Po wyborze tego wariantu pojawia się okno edycji dodania środka trwałego. Wskazać w nim należy takie dane jak dokument nabycia, jego numer, rodzaj (w punkcie tym do wyboru są najpopularniejsze środki trwałe, po wyborze których KŚT i stawka amortyzacji zostaną uzupełnione automatycznie), daty nabycia i przyjęcia do użytkowania oraz wartość środka trwałego. Bardzo ważnym punktem jest wskazanie dotychczasowych odpisów amortyzacyjnych dokonanych przed pracą z aplikacją Infakt, by podczas dalszej pracy program automatycznie naliczał kolejne opisy. Roczna i miesięczna kwota odpisów jest wyliczana przez aplikację.

Zakup środka trwałego:

Przy zakupie składnika majątku na podstawie faktury VAT w trakcie pracy z programem okno edycji wprowadzania go do środków trwałych wymaga wpisania innego rodzaju danych.

W tym przypadku wprowadzając fakturę należy wskazać jej numer, stronę (dane sprzedawcy) oraz datę wystawienia, otrzymania wraz z terminem płatności.

W dalszym etapie powtarzają się dane z poprzedniej opcji, a mianowicie niezbędne dane dotyczące danego środka trwałego, czyli jego nazwa, daty nabycia i przyjęcia do użytkowania, a następnie po wskazaniu jego rodzaju aplikacja automatycznie nadaje symbol KŚT oraz stawkę amortyzacji. Dodatkowo pojawia się opcja wyboru jednorazowej amortyzacji. O ile we wcześniejszym wariancie dodaje się środek trwały przyjęty wcześniej celem dalszej amortyzacji w programie, przy nowo zakupionych środkach trwałych może pojawić się opcja jednorazowej amortyzacji. Tego rodzaju amortyzacji można dokonać dla każdego środka trwałego, którego wartość nie przekracza 3.500 zł oraz dla wszystkich środków trwałych grupy 3-8 KŚT (z wyłączeniem samochodów osobowych) do wysokości rocznego limitu 50.000 euro, który na rok 2011 wynosi 197.000 zł.

Na końcu pozostaje określić wartość środka trwałego. Wystarczy wprowadzić odpowiednią stawkę VAT i kwotę netto, by aplikacja automatycznie przeliczyła wartość podatku i kwotę brutto.

Okno wydatków podwyższających wartość początkową to wspomniane wyżej koszty związane z zakupem środka trwałego, które nie mogą stanowić kosztu podatkowego w momencie jego poniesienia, lecz muszą zwiększać podstawę dokonywania odpisów amortyzacyjnych.

Po wprowadzeniu wszystkich danych pozostaje wydrukować gotową ewidencję środków trwałych:

Jak widać wprowadzanie środków trwałych do ewidencji w aplikacji Infakt.pl jest niezwykle intuicyjne i proste. A jeśli w którymkolwiek momencie pojawią się wątpliwości odnośnie danych, które trzeba uzupełnić, wystarczy podejrzeć informację na dany temat , by bez najmniejszego kłopotu z powodzeniem wprowadzić środek trwały.