e-faktura
Pojęciem e-faktury określa się rachunki elektroniczne, które są zrównane z tradycyjnymi dokumentami. Działania takie jak wystawianie, udostępnianie, przyjmowanie oraz przechowywanie tych dokumentów odbywa się za pomocą zastosowania formatu np.: PDF jednak należy pamiętać o wcześniejszej akceptacji przesyłania faktur elektronicznych kontrahentowi oraz o zapewnieniu autentyczności pochodzenia a, a także integralności treści faktury.
Związane jest to z wykorzystaniem e-podpisu bądź też systemu EDI. W przypadku kiedy dany odbiorca dokumentu akceptuje otrzymywanie bez jego certyfikacji oraz wykorzystania e-podpisu wtedy można go przesłać za pomocą Internetu. Odrębną możliwością jest zastosowanie tradycyjnych faktur czyli w formie papierowej, bez podpisywania się ręcznie na dokumencie.
E – Akceptacja
Warunkiem, który należy spełnić dla uwiarygodnienia dokumentu jest zaakceptowanie potwierdzenia otrzymywania faktur w formie elektronicznej. Zarówno potwierdzenie akceptacji jak i odrzucenie odbierania dokumentów w tej formie powinno zostać wyrażone na dwa sposoby elektronicznie oraz pisemnie przed zawarciem umowy bądź też po niej. Nie odnosi się to do akceptacji za pomocą podpisu.
Należy pamiętać o tym, że akceptacja nie jest równoznaczna z rezygnacją otrzymywania dokumentów w formie tradycyjnej. Co ważne klient ma prawo do otrzymywania faktur w obu formach.
W przypadku braku akceptacji kontrahenta odnośnie otrzymywania dokumentów elektronicznych, wysyłane mu dokumenty nie będą miały żadnej ważności w myśl przepisów podatkowych tak, więc nie będzie to stanowiło podstawy do odliczeń podatku vat.
W związku z nowym rozporządzeniem przesyłanie faktur elektronicznych jest możliwe bez zachowania integralności treści oraz autentyczności oraz bez uzyskania koniecznej akceptacji nawet wtedy kiedy zostanie ona po odebraniu wydrukowana.
W sytuacji cofnięcia zgody na otrzymywanie faktur elektronicznych wiąże się również z pisemnym bądź elektronicznym potwierdzeniem. Obydwie formy mogą zostać zastosowane zamiennie. Jeżeli zgoda została wyrażona w tradycyjny sposób to jej cofnięcia można dokonać elektronicznie. Zgodnie z przepisami należy pamiętać, że po dniu od otrzymania pisma o cofnięciu zgody należy zaprzestać wystawianiu tej formy dokumentu. Istnieje możliwość ustalenia innego terminu jednak nie może on być dłuższy niż okres trzydziestu dni.
Oznaczenia dokumentu
W przypadku stosowania tradycyjnej formy faktury musi ona zawierać odpowiednie oznaczenia takie jak oryginał oraz kopia, stosując elektroniczny odpowiednik należy pamiętać o tym, że nie są potrzebne. Odnosi się to również do faktur korygujących.
Sposoby przesyłania faktury elektronicznej
Każda e-faktura powinna posiadać integralność oraz autentyczność pochodzenia, których dowodem są niezmienione dane znajdujące się na dokumencie. Dokument posiadający takie podstawy jest uznany za rzetelny ponadto za dowód dla celów księgowych oraz podatkowych, odliczeń vat.
Na zachowanie autentyczności przez dokument oraz jego integralności wpływ mają zarówno bezpieczny podpis elektroniczny, który zostaje zweryfikowany za pomocą odpowiedniego certyfikatu jak i elektroniczna wymiana danych EDI, zgodna z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych. Warto zwrócić uwagę na podpisaną umowę dotyczącą wymiany danych elektronicznych oraz zastosowania przewidywanych procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia oraz integralność danych.
Format dokumentu txt, Word i inny
Jeżeli strony zawarły umowę dotyczącą otrzymywania dokumentu w pliku tekstowym, exel i innych to powinny to być pliki nieedytowalne oznacza to, że nadawca nie powinien mieć możliwości jej modyfikacji. Takie pliki powinny zawierać odpowiednie hasło administratora, które zapewniłaby integralność oraz autentyczność. Nie należy jednak zapominać o tym, że takie dokumentu powinny być również przesyłane za pomocą systemu EDI. W przypadku przesyłania dokumentu za pomocą adresu e-mail powinny zostać skonkretyzowane takie informacje w umowie jak nazwa adresu e-mail z jakiej będą przesyłane dokumentu każdorazowo, dane osoby posiadającej dostęp do poczty e-mail, osoba z jaką związany będzie związany adres e-mail od strony kontrahenta.
Faktura przesyłana faksem
Jednym z łatwiejszych sposobów przesyłania dokumentów elektronicznych jest możliwość przefaksowania na podany numer telefoniczny kontrahenta. Oczywiście nie należy zapominać o zapewnieniu przez wystawiającego integralności treści oraz autentyczności jej pochodzenia. Procedury zastosowane w momencie otrzymania dokumentu są następujące, najpierw powinna zostać przeprowadzona weryfikacja danych wysyłającego oraz dodatkowa analiza dokumentu dotycząca danych zawartych w fakturze. W razie jakiś wątpliwości należy skontaktować się z nadawcą i wyjaśnić je.
Sposoby przechowywania faktury elektronicznej.
Najbardziej znanymi metodami przechowywania faktur elektronicznych jest wydruk dokumentu i traktowanie go zarówno jako standardowego jak i dosłanego ponadto w formie elektronicznej W razie kontroli urzędu skarbowego należy udostępnić elektroniczne formy dokumentów i przetworzyć zawarte w nich dane. W sytuacji kiedy są przechowywane dane poza terytorium kraju należy udostępnić je organowi kontrolnemu za pomocą drogi elektronicznej.
Związane jest to z wykorzystaniem e-podpisu bądź też systemu EDI. W przypadku kiedy dany odbiorca dokumentu akceptuje otrzymywanie bez jego certyfikacji oraz wykorzystania e-podpisu wtedy można go przesłać za pomocą Internetu. Odrębną możliwością jest zastosowanie tradycyjnych faktur czyli w formie papierowej, bez podpisywania się ręcznie na dokumencie.
E – Akceptacja
Warunkiem, który należy spełnić dla uwiarygodnienia dokumentu jest zaakceptowanie potwierdzenia otrzymywania faktur w formie elektronicznej. Zarówno potwierdzenie akceptacji jak i odrzucenie odbierania dokumentów w tej formie powinno zostać wyrażone na dwa sposoby elektronicznie oraz pisemnie przed zawarciem umowy bądź też po niej. Nie odnosi się to do akceptacji za pomocą podpisu.
Należy pamiętać o tym, że akceptacja nie jest równoznaczna z rezygnacją otrzymywania dokumentów w formie tradycyjnej. Co ważne klient ma prawo do otrzymywania faktur w obu formach.
W przypadku braku akceptacji kontrahenta odnośnie otrzymywania dokumentów elektronicznych, wysyłane mu dokumenty nie będą miały żadnej ważności w myśl przepisów podatkowych tak, więc nie będzie to stanowiło podstawy do odliczeń podatku vat.
W związku z nowym rozporządzeniem przesyłanie faktur elektronicznych jest możliwe bez zachowania integralności treści oraz autentyczności oraz bez uzyskania koniecznej akceptacji nawet wtedy kiedy zostanie ona po odebraniu wydrukowana.
W sytuacji cofnięcia zgody na otrzymywanie faktur elektronicznych wiąże się również z pisemnym bądź elektronicznym potwierdzeniem. Obydwie formy mogą zostać zastosowane zamiennie. Jeżeli zgoda została wyrażona w tradycyjny sposób to jej cofnięcia można dokonać elektronicznie. Zgodnie z przepisami należy pamiętać, że po dniu od otrzymania pisma o cofnięciu zgody należy zaprzestać wystawianiu tej formy dokumentu. Istnieje możliwość ustalenia innego terminu jednak nie może on być dłuższy niż okres trzydziestu dni.
Oznaczenia dokumentu
W przypadku stosowania tradycyjnej formy faktury musi ona zawierać odpowiednie oznaczenia takie jak oryginał oraz kopia, stosując elektroniczny odpowiednik należy pamiętać o tym, że nie są potrzebne. Odnosi się to również do faktur korygujących.
Sposoby przesyłania faktury elektronicznej
Każda e-faktura powinna posiadać integralność oraz autentyczność pochodzenia, których dowodem są niezmienione dane znajdujące się na dokumencie. Dokument posiadający takie podstawy jest uznany za rzetelny ponadto za dowód dla celów księgowych oraz podatkowych, odliczeń vat.
Na zachowanie autentyczności przez dokument oraz jego integralności wpływ mają zarówno bezpieczny podpis elektroniczny, który zostaje zweryfikowany za pomocą odpowiedniego certyfikatu jak i elektroniczna wymiana danych EDI, zgodna z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych. Warto zwrócić uwagę na podpisaną umowę dotyczącą wymiany danych elektronicznych oraz zastosowania przewidywanych procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia oraz integralność danych.
Format dokumentu txt, Word i inny
Jeżeli strony zawarły umowę dotyczącą otrzymywania dokumentu w pliku tekstowym, exel i innych to powinny to być pliki nieedytowalne oznacza to, że nadawca nie powinien mieć możliwości jej modyfikacji. Takie pliki powinny zawierać odpowiednie hasło administratora, które zapewniłaby integralność oraz autentyczność. Nie należy jednak zapominać o tym, że takie dokumentu powinny być również przesyłane za pomocą systemu EDI. W przypadku przesyłania dokumentu za pomocą adresu e-mail powinny zostać skonkretyzowane takie informacje w umowie jak nazwa adresu e-mail z jakiej będą przesyłane dokumentu każdorazowo, dane osoby posiadającej dostęp do poczty e-mail, osoba z jaką związany będzie związany adres e-mail od strony kontrahenta.
Faktura przesyłana faksem
Jednym z łatwiejszych sposobów przesyłania dokumentów elektronicznych jest możliwość przefaksowania na podany numer telefoniczny kontrahenta. Oczywiście nie należy zapominać o zapewnieniu przez wystawiającego integralności treści oraz autentyczności jej pochodzenia. Procedury zastosowane w momencie otrzymania dokumentu są następujące, najpierw powinna zostać przeprowadzona weryfikacja danych wysyłającego oraz dodatkowa analiza dokumentu dotycząca danych zawartych w fakturze. W razie jakiś wątpliwości należy skontaktować się z nadawcą i wyjaśnić je.
Sposoby przechowywania faktury elektronicznej.
Najbardziej znanymi metodami przechowywania faktur elektronicznych jest wydruk dokumentu i traktowanie go zarówno jako standardowego jak i dosłanego ponadto w formie elektronicznej W razie kontroli urzędu skarbowego należy udostępnić elektroniczne formy dokumentów i przetworzyć zawarte w nich dane. W sytuacji kiedy są przechowywane dane poza terytorium kraju należy udostępnić je organowi kontrolnemu za pomocą drogi elektronicznej.
Wystaw fakturę VAT online w inFakt.pl
Prosto szybko i za darmo!
Zmiany w formie faktur elektronicznych od 2011 roku – jak daleko idą?
Od pierwszego stycznia 2011 roku obowiązuje nowe rozporządzenie Ministra Finansów do ustawy o podatku od towarów i usług, która zmienia zasady formalne wystawiania faktur elektronicznych czyli tak zwanych e-faktur .
FV Online
Odkąd jest dostępna faktura online (FV online) można mówić o tym, że nadszedł nowy czas w księgowości .
Faktura VAT online za darmo
Wystawianie faktur vat, jako dokumentów ewidencjonujących transakcje, jest obowiązkiem przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT .
faktury wysyłane drogą elektroniczną
Czy wszystkie faktury wysyłane drogą elektroniczną są poprawne? A może przedsiębiorca, który chce w ten sposób generować swoje faktury, musi postępować wedle określonych wytycznych? Cóż, jeśli chcesz dowiedzieć się, jak należy swobodnie i zgodnie z obowiązującym prawem fakturować online, to czym prędzej dołą .
faktury elektroniczne a vat
Chciałbyś dowiedzieć się, co łączy ze sobą kwestie takie jak faktury elektroniczne a vat? Chciałbyś profesjonalnie wywiązywać się z obowiązku fakturowania i księgowania w swojej jednoosobowej firmie? Jeśli tak, to miło jest nam zakomunikować Ci, że doskonale trafiłeś .
faktury elektroniczne a odliczenie vat
Zastanawiasz się, czy łączą się jakoś ze sobą kwestie takie jak faktury elektroniczne a odliczenie vat? A może zupełnie nie orientujesz się w wystawianiu faktur i tym, że można swobodnie generować je online? Na szczęście zawsze możesz liczyć na pomoc serwisów takich jak InFakt .
