Faktura pro forma, mimo tajemniczej nazwy (pochodzącej od łacińskiego zwrotu „dla pozoru”) jest drukiem przypominającym normalną fakturę VAT. Różnica tkwi jednak nie w wyglądzie.

Wystawienie faktury pro forma nie rodzi obowiązku podatkowego. Tym samym, druk ten funkcjonuje w obiegu gospodarczym ale prawnie nie traktuje się go jako faktury VAT lecz bardziej jak zwykłe zamówienie.

Faktura pro forma ma na celu pokazanie naszemu potencjalnemu klientowi jakie usługi (produkty) będą wchodziły w skład zamówienia oraz ile będzie wynosiła kwota do zapłaty. W momencie gdy klient zatwierdzi fakturę pro forma zatwierdzi fakturę pro forma, możemy – w oparciu o nią – wystawić fakturę VAT.

Zastosowanie faktury pro forma jest idealne kiedy:

• Zależy nam na szybkim i tanim sposobie zaprezentowania naszej oferty. Korzystając z poczty elektronicznej (fakturę można wypełnić i wysłać przez Internet np. dzięki stronie Infakt.pl). Nie płacimy tym samym za negocjacje przez telefon a klient ma czytelny obraz co wchodzi w skład usługi lub sprzedaży oraz wycenę.
• Coraz częściej Internet stanowi sposób na wyeksponowanie świadczonych przez nas usług (np. remontowe, krawieckie). Dzięki fakturze pro forma możemy w sposób przystępny i czytelny przesłać ją, do przemyślenia, wahającemu się klientowi.
• Gdy strona, mająca zapłacić za usługę lub produkt, zapozna się z fakturą pro forma to będzie przygotowana na wysokość kwoty, którą ma uiścić kiedy otrzyma fakturę VAT. W ten sposób transakcja jest sfinalizowana sprawniej i nie dochodzi do nieporozumień finansowych między stronami.

Wzór faktury proforma w pdf wystawionej w programie InFakt.pl

• 1. Faktura pro forma to sposób na zawarcie umowy dotyczącej świadczonej przez nas usługi lub sprzedaży produktu. Ma ona charakter czysto informacyjny co pozwala na późniejsze negocjacje obu stronom przedmiotu lub usługi, której faktura dotyczy, jej ceny oraz daty dokonania płatności.
• 2. Ważny jest zapis, który wspomniany dokument powinien zawierać, o treści „faktura pro forma” w miejsce „faktura VAT”. Cały czas musimy mieć na uwadze że faktura pro forma to jedynie zapowiedź faktury VAT (która jest wystawiana w oparciu o druk pro forma). Tylko faktura VAT jest dokumentem stanowiącym dowód księgowy i w oparciu o nią możemy nabyć prawo do odliczenia VAT-u jaki będzie na niej wykazany. Pamiętajmy aby fakturę VAT wystawić nie później niż w siedem dni od daty wykonania usługi lub wydania towaru.
• 3. Warto również wspomnieć, iż faktura pro forma stanowić może dowód w sądzie w przypadku kiedy, zawarte w niej warunki, nie pokrywają się z rzeczywistym stanem.
• 4. Dokument ten nie może jednak być traktowany jako dokument księgowy. Kiedy transakcja zostaje sfinalizowania faktura pro forma jest uznana za dokument o małym znaczeniu. Żaden z przepisów ustawy o VAT, nie reguluje zasad przechowywania faktur pro forma (dokument ten nie wywiera żadnych skutków podatkowych). Warto jednak pamiętać o obowiązku przechowywania oryginałów oraz kopii faktur do czasu upływu terminu przedawnienia obowiązku podatkowego (§ 21 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie faktur)
• 5. Ponieważ faktura pro forma jest wystawiana przed dokonaniem transakcji lub uiszczeniem zaliczki tym samym nie stanowi dowodu na to, iż nastąpiło sfinalizowanie umowy. Warto przypomnieć jej funkcję informacyjną co znajduje potwierdzenie w tym, iż dołączana jest do proponowanej oferty.

Dodawanie faktury Proforma w InFakt.pl

Jak wygląda faktura pro forma?

• wspomniany już zapis „faktura pro forma””
• data wystawienia faktury
• dane sprzedającego
• dane kupującego
• data uiszczenia zapłaty
• sposób dokonanej płatności (gotówka, przelew) oraz rodzaj waluty
• numer faktury
• ilość zamówionych towarów lub opis usługi
• cena netto
• stawka podatku VAT
• wartość brutto
• wartość netto
• kwota po uwzględnieniu podatku

Zapisana faktura proforma w programie InFakt.pl

Wystawianie faktur pro forma ma idealne zastosowanie w obiegu gospodarczym. Mimo, iż nie może podlegać ona księgowaniu czy odliczeniu od podatku, to jej zaleta w przedstawieniu zlecenia –potencjalnemu klientowi – jest nie do przecenienia. Dzięki, prostej w obsłudze aplikacji, którą znajdziemy na stronie inFakt, z łatwością wygenerujemy, potrzebną nam ilość faktur pro forma.

Dzięki korzystaniu z programu on line do wystawiania faktury pro forma, możemy mieć pewność, iż zrobimy to szybko a końcowy efekt, czyli potrzebny nam dokument, będzie przygotowany w sposób profesjonalny.