Faktura VAT jest podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży. Każdy przedsiębiorca musi być świadomy obowiązków z tym związanych, bo nawet powierzenie prowadzenia księgowości i rozliczeń podatkowych biuru rachunkowemu nie zwalnia go z tego obowiązku.

Jest to tym bardziej ważne, że nawet jeśli rozliczeń dokonuje firma zewnętrzna i zwróci uwagę na błędy w fakturze często została już ona wysłana do odbiorcy. Ponadto przedsiębiorca niewystawiający faktur bądź sporządzający je w sposób nierzetelny lub wadliwy podlega wysokim karom na gruncie Kodeksu karnego skarbowego.

Podstawowym terminem, w którym podatnik ma obowiązek wystawić fakturę VAT dokumentującą sprzedaż jest przedział czasowy 7 dni, liczony od daty wydania towaru lub wykonania usług.

Każdy przedsiębiorca musi liczyć się z koniecznością prawidłowego wypełniania tego obowiązku. Dla większości jest to nieprzyjemna konieczność, dlatego przedsiębiorcy szukają prostych i wygodnych rozwiązań.

Jedną z możliwości jest zakup programu do fakturowania, który zapewnia sporządzenie faktury zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. Zgodnie z nim faktura powinna zawierać co najmniej:

• imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
• numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;
• numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT";
•  dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury;
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
• miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
•  wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawki podatku;
• sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
• kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Trzeba jednak pamiętać, że zgodność ta to minimum, bez którego ciężko wyobrazić sobie jakikolwiek program służący do dokumentowania sprzedaży. Decydując się na takie rozwiązanie przedsiębiorca powinien liczyć się z koniecznością dokupienia wszelkich aktualizacji programu bądź licencji na dodatkowe stanowiska, co może okazać się dość kosztowne. Podatnicy chcący optymalizować koszty oraz maksymalizować wygodę i elastyczność pracy decydują się na najnowsze rozwiązania.

Zaliczyć można do nich platformy on-line świadczące tego typu usługi. Jedną z nich jest Infakt.pl, który zapewnia nie tylko zgodność sporządzonego dokumentu z obowiązującymi przepisami, ale również prostotę, wygodę oraz szereg innych korzystnych ułatwień.

Wybierając w platformie Infakt.pl opcję dodania faktury aplikacja wymaga uzupełnienia podstawowych danych w kilku krokach, po czym generuje kompletną fakturę zgodną z przepisami oraz dostosowaną do potrzeb użytkownika.

Rozpoczynając pracę z aplikacją należy wybrać sposób numeracji faktur. Większość gotowych programów dostępnych na rynku ma określoną formę, natomiast aplikacja Infakt.pl daje dość szeroki wybór (przykładowo numeracja od początku miesiąca bądź narastająca w całym roku podatkowym). Po dokonaniu wyboru aplikacja automatycznie nadaje numer kolejnym fakturom.

Przy każdej kolejnej fakturze pierwszym krokiem jest wybór kontrahenta, na rzecz którego dokonaliśmy sprzedaży (aplikacja daje możliwość tworzenia bazy kontrahentów, co pozwala zaoszczędzić czas, przy wystawianiu kolejnego dokumentu na wcześniejszego odbiorcę) oraz wskazanie okresu, którego sprzedaż dotyczy. W polu daty sprzedaży podatnik co do zasady wskazuje dzień wydania towaru bądź wykonania usługi, natomiast data wystawienia może obejmować maksymalnie kolejne siedem dni licząc od daty sprzedaży. Termin płatności sprzedawca ustala dowolnie.

Dodając nowego klienta aplikacja sprawdza poprawność numeru identyfikacji podatkowej co pozwala zweryfikować posiadane dane i ograniczyć błędy w wystawianych dokumentach.

Kolejnym krokiem jest wybór usług lub produktów z utworzonej bazy. Każdy przedsiębiorca posiada jeden główny i ewentualnie kilka dodatkowych przedmiotów działalności, za które wystawia faktury z powtarzającym się opisem. Nie ma konieczności wprowadzać go za każdym razem dzięki bazie produktów i usług. Raz wprowadzony opis zapisany jako nowy produkt pozostanie w bazie aplikacji. Szczególną zaletą aplikacji Infakt.pl jest podkreślanie błędów w opisach, co pozwala zaoszczędzić wstydu przed kontrahentem przy literówkach bądź błędach ortograficznych.

W kolejnym etapie możemy określić walutę, w jakiej wystawiamy fakturę. Przepisy nie zabraniają wystawiać faktur w walutach obcych, nakładają jednak na podatnika w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. obowiązek podania kwoty podatku VAT w polskich złotych. Przy zmianie waluty aplikacja automatycznie przelicza wartości w walucie na polskie złote po odpowiednim kursie i dodaje kolejny wiersz do poprzedniego etapu „Produkty”.

Pozostając w części „Płatności” pozostaje jeszcze określić sposób zapłaty.

Dzięki nietypowym formom płatności i szerokiej możliwości ich wyboru Infakt.pl zyskuje jeszcze bardziej, gdyż w innych systemach rodzaje płatności nie są tak szeroko rozbudowane . Na koniec możemy wydrukować fakturę VAT w dowolnej opcji:

Aplikacja nie tylko przelicza wartości w walutach obcych na polskie złote po odpowiednim kursie, ale również automatycznie umieszcza dane odnośnie aktualnej tabeli.

Na podstawie wprowadzonych kilku danych aplikacja sama dokonuje wszelkich przeliczeń i wprowadza niezbędne adnotacje o kursie i tabeli walut, zachowuje wszelkie elementy wymagane przepisami prawa. Jak widać wystawianie faktur za pomocą Infakt.pl jest bardzo proste, wygodne i szybkie. Warto już dzisiaj na stronie www.Infakt.pl zupełnie za darmo przetestować możliwość wystawiania faktury VAT on-line.