Wystawianie faktur VAT to obowiązek każdego przedsiębiorcy, który zarejestrował się w urzędzie skarbowym jako podatnik VAT czynny i rozlicza ten podatek.

Dla wielu z nich, szczególnie gdy dokonują oni licznych transakcji sprzedaży, dokumentowanie dostaw towarów czy świadczenia usług fakturami VAT to prawdziwe utrapienie, przede wszystkim dlatego, że pochłania wiele czasu.

Korzystając jednak z dobrego programu do fakturowania, który zapewnia przyjazne rozwiązania, jak intuicyjny interfejs czy dostęp on-line, oraz korzystnych zmian w przepisach podatkowych w zakresie elektronicznej wysyłki faktur, zadanie to staje się dużo łatwiejsze, a wysłanie dokumentu zajmuje tylko chwilę. Sprawdź co może zaproponować Ci inFakt.

Jak można wystawić fakturę VAT?

Na wstępie należy zaznaczyć, że ustawodawca, opisując bardzo dokładnie zasady wystawiania faktur oraz informacje, jakie muszą się znaleźć na każdej fakturze, nie narzucił formy, w jakiej powinno się sporządzić ten dokument. Oznacza to, ze fakturą VAT może być każdy dokument, nawet spisany ręcznie na zwykłej kartce papieru, o ile tylko zawiera oznaczenie FAKTURA VAT oraz wymagane przepisami elementy. Należą do nich:

• dane dotyczące faktury VAT, jak jej numer kolejny i data wystawienia,
• dane dotyczące stron transakcji, tj. imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy, ich adresy oraz numery identyfikacji podatkowej (NIP),
• dane dotyczące sprzedaży, w tym: data sprzedaży (jeśli jest inna niż data wystawienia), określenie towaru lub usługi, jednostka miary, ilość towarów lub zakres usług, cena jednostkowa netto, wartość sprzedaży netto, stawki podatku VAT, kwoty podatku VAT naliczone od sum wartości netto według poszczególnych stawek, kwota należności wraz z podatkiem VAT.

Dodawanie nowej Faktury VAT w aplikacji infakt.pl

W praktyce rozwiązanie to jednak niemal nie funkcjonuje, ponieważ przedsiębiorcy wolą posługiwać się gotowymi drukami, które bez problemu można kupić w sklepie papierniczym czy znaleźć w Internecie.

O niedogodnościach związanych z ręcznym uzupełnianiem formularza faktury wie każdy przedsiębiorca, który próbował takiego sposobu wystawiania dokumentów. Z czym się on wiąże? Przede wszystkim ze stratą czasu, ponieważ wiele pozycji faktury, jak np. nazwy towarów i usług czy dane sprzedawcy i nabywcy trzeba każdorazowo wpisywać, mimo iż często te dane powtarzają się.

Faktura dodana do aplikacji Infakt.pl

Również konieczność wykonywania obliczeń z kalkulatorem w ręku nie przyspiesza procesu wystawienia faktury. Zmorą ręcznie wypełnianych faktur są pomyłki, które mogą zdarzyć się w każdej części faktury, zarówno przy wpisywaniu danych kontrahenta, jak i wyliczaniu kwot podatku.

Przykład Faktury VAT wygenerowanej w aplikacji infakt.pl

Każdy błąd na fakturze to z kolei konieczność wystawienia faktury korygującej, ponieważ jest to jedyny sposób poprawienia dokumentu, który został przekazany kontrahentowi. Przedsiębiorca sprawnie posługujący się arkuszami kalkulacyjnymi, jak np. Excelem, może pozbyć się niektórych z tych problemów sporządzając w nim samodzielnie wzór faktury. Niestety również to rozwiązanie nie daje takich korzyści, jakie można osiągnąć korzystając z programu do fakturowania.

Jakie korzyści wynikają ze stosowania programów do fakturowania?

Niewątpliwie programy do fakturowania są najszybszym i najłatwiejszym sposobem na wystawienie faktur. Oszczędność czasu wynika m.in. z faktu, iż:

• programy udostępniają zwykle gotowe szablony do wypełnienia różnych rodzajów dokumentów, jak: faktury VAT, faktury VAT marża, faktury VAT-MP, faktury korygujące, faktury proforma,
• przedsiębiorca ma możliwość budowania bazy danych kontrahentów oraz towarów i usług, dzięki czemu raz wprowadzone dane można wielokrotnie wykorzystywać wybierając je z listy, a także w dowolnym momencie aktualizować,
• sumowanie poszczególnych pozycji czy wyliczanie kwot podatku następuje automatycznie.

Ważną rzeczą jest też zachowanie porządku w dokumentacji – wszystkie wystawione dokumenty zgromadzone są w jednym miejscu, łatwo je wyszukiwać i przeglądać, łatwo też zapanować nad ich numeracją. Ponadto faktury wystawiane w programie do fakturowania maja też zalety natury estetycznej – są czytelne, mają profesjonalny wygląd, niekiedy można zamieścić na nich logo firmy lub inne charakterystyczne oznaczenie. Bez względu jednak na sposób wystawiania faktur, przedsiębiorca powinien bezwzględnie przestrzegać zasad wystawiania faktur.

Jakie są podstawowe zasady wystawiania faktur?

Dokumentując sprzedaż należy pamiętać o podstawowych regułach, takich jak:

• fakturę VAT wystawia tylko podatnik podatku VAT rozliczający ten podatek (przedsiębiorcy korzystający ze zwolnień w tym podatku mogą wystawiać rachunki uproszczone),
• fakturę wystawia się do każdej dostawy towarów i świadczenia usług – wyjątkiem od tej zasady jest sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, faktura potwierdza sprzedaż, która już została dokonana, a nie dopiero nastąpi, wyjątkiem są faktury zaliczkowe, wystawiane jako potwierdzenie otrzymania zaliczki na poczet przyszłej dostawy lub usługi,
• przedsiębiorca powinien wystawić fakturę VAT najpóźniej 7. dnia licząc od dnia wydania towaru, zakończenia usługi lub otrzymania zaliczki.

Dobry program do fakturowania znajdziesz na inFakt.

Znając zasady wystawiania faktur VAT i posługując się dobrym programem do fakturowania możesz mieć pewność, że wystawiane przez Ciebie faktury pozwolą Tobie i Twoim kontrahentom dokonać prawidłowych księgowań i rozliczeń podatków. Jeśli zastanawiasz się gdzie znaleźć dobry program do fakturowania, mamy dla Ciebie odpowiednie rozwiązanie. Aplikacja do fakturowania, jaką znajdziesz na inFakt ma wszystkie w/w zalety programów do wystawiania faktur. To jednak nie wszystko. Korzystając z inFakt:

• ograniczasz czas poświęcany na wystawianie faktur do minimum, ponieważ program jest niezwykle intuicyjny i prosty w obsłudze,
• wystawiasz faktury z każdego miejsca i w każdym czasie, aplikacja ta nie jest bowiem zainstalowana na Twoim komputerze, ale działa on-line przez 24 godziny na dobę, wszystko, czego potrzebujesz, aby wystawić fakturę, to komputer i dostęp do Internetu,
• sam decydujesz czy fakturę wydrukujesz i dostarczysz kontrahentowi w tradycyjny sposób czy zapiszesz w formacie PDF i wyślesz drogą elektroniczną,
• możesz w łatwy sposób monitorować płatności za wystawione faktury,
• możesz wybrać aplikację w wersji płatnej z możliwością wystawiania nieograniczonej ilości dokumentów dla nieograniczonej liczby kontrahentów lub wersję darmową, jeśli Twoje potrzeby w zakresie wystawiania faktur są niewielkie.

Nie zastanawiaj się dłużej – dobry program do fakturowania znajdziesz na inFakt, sprawdź naszą ofertą i wybierz tę, która spełni Twoje oczekiwania w najlepszy sposób.