Deklaracje podsumowujące zobowiązani są składać podatnicy dokonujący czynności wewnątrzwspólnotowych, takich jak WNT, WDT, dostawy towarów w ramach procedury trójstronnej uproszczonej lub świadczenia usług, dla których miejsce świadczenia znajduje się w innym państwie Wspólnoty.

Deklaracja nie służy obliczeniu podatku, lecz czynnościom statystycznym. Jest jednak obowiązkowa, a jej brak w odpowiednim terminie grozi sankcjami.

Kto składa VAT-UE

Informację podsumowującą o dokonanych wewnątrzwspólnotowych transakcjach, czyli innymi słowy mówiąc informację podsumowującą VAT-UE, składają podatnicy podatku VAT, którzy podlegają obowiązkowi rejestracji jako podatnicy VAT czynni, pozostający zarejestrowani dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych.

W konsekwencji informację składają ci podatnicy, którzy posiadają numer NIP-UE. Zgłoszenia dokonują oni na druku VAT-R w części dotyczącej rejestracji dla celów dokonywania transakcji wspólnotowych.

Informacji nie złożą natomiast podatnicy, którzy korzystają ze zwolnienia podmiotowego, ponieważ nie są zarejestrowani jako VAT czynni) lub którzy wykonują czynności nie będące WNT ze względu na zbyt niską wartość obrotu (do 50 tys. zł).

Co to jest informacja VAT-UE?

Informacja VAT-UE jest zbiorczym zestawieniem transakcji wewnątrzwspólnotowych dokonanych przez podatnika w okresie miesiąca lub kwartału.

Na informacji nie podaje się wszystkich czynności wewnątrzwspólnotowych. Dotyczy ona jedynie:

• wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów
• wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów
• usług, dla których miejsce świadczenia (zgodnie z ustawą o podatku VAT) określa się na terytorium innego państwa członkowskiego, przy czym w tym kraju usługa nie będzie zwolniona z podatku lub opodatkowana stawką 0%; w deklaracji umieszcza się jednak wyłącznie te czynności, które rozlicza się zgodnie z ogólną zasadą z art. 28b ustawy o VAT, czyli w przypadku gdy usługa świadczona jest na rzecz podatnika (tzw. transakcja profesjonalna, podatnik – podatnik, B2B), a miejscem świadczenia staje się siedziba lub stałe miejsce wykonywania działalności lub stałe miejsce zamieszkania nabywcy usługi
• dostawy w ramach procedury uproszczonej w transakcji trójstronnej na rzecz drugiego lub ostatniego w kolejności podatnika takiej transakcji.

Deklarację sporządza się za okresy miesięczne, do 15 dnia miesiąca następującego po danym miesiącu, lub w określonych przypadkach za okresy kwartalne do 15 dnia miesiąca po danym kwartale. Za okresy kwartalne składać VAT-UE mogą wyłącznie podatnicy, u których:

• w przypadku WNT - całkowita wartość transakcji tego rodzaju, nie wliczając do nich podatku VAT, nie przekroczyła 50 000 zł w kwartale za, który składa się informację;
• w przypadku WDT – i transakcji trójstronnych – limit wartości transakcji wynosi 250 tys. zł, przy czym liczy się go dla danego kwartału, ale również dla czterech poprzednich kwartałów; jeżeli w którymś z nich limit ten przekroczono, deklaracje składa się miesięcznie;
• w przypadku usług – rozliczenia kwartalnego można dokonywać niezależnie od limitu obrotów.

Istotne jest to, że deklaracji podsumowującej nie składa się przy transakcjach dostawy towarów, dla których podatnikiem jest nabywca lub w przypadku importu usług. Transakcje te rozlicza się u nabywcy i to on zobowiązany jest wykazać je w ramach własnego zeznania dla celów podatku od wartości dodanej. W Polsce dla przykładu na VAT-7 import usług wykazuje się w pozycjach 37-40, a dostawę towarów lub świadczenie usług, dla których podatnikiem jest nabywca – w poz 41-42 deklaracji.

Jak wygląda druk informacji VAT-UE?

Rozliczenia transakcji wewnątrzwspólnotowych dokonać należy na trzech drukach – VAT-UE, jako podstawowa informacja o tych czynnościach oraz VAT-UE/A i VAT-UE/B i VAT-UE/C, które są rozszerzeniem powyższej odpowiednio VAT-UE/C). Trzy ostatnie deklaracje stosuje się wyłącznie, gdy ilość pozycji w deklaracji VAT-UE jest zbyt mała, by ująć wszystkie transakcje.

W części A i B informacji VAT-UE podać należy dane adresowe i dane urzędu skarbowego, właściwego dla złożenia dokumentu. Najistotniejsze pola to część C (dotycząca WDT), część D (obejmująca WNT), część E (wskazująca usługi) oraz część F (informująca o złożonych załącznikach. W części C i D nie można zapomnieć o zaznaczeniu w rubryce „d” informacji o tym, czy WNT lub WDT jest elementem procedury uproszczonej w ramach transakcji trójstronnej.

W przypadku błędów na informacji podsumowującej, korekty dokonuje się na druku VAT-UEK, w części C wpisując zarówno dane wcześniej zadeklarowane jak również dane prawidłowe.

Informacje VAT-UE i VAT-UEK muszą być podpisane przez podatnika. Podpis nie jest wymagany przy składaniu załączników – wówczas składa się go jedynie na deklaracji, a załącznik pozostaje niepodpisany.

Jak to wygląda w Infakt i dlaczego warto wystawiać informację VAT-UE w programie infakt

Aplikacja infakt umożliwia podgląd rozliczeń przed wygenerowaniem informacji podsumowującej VAT-UE. Są one uzupełniane na bieżąco, w miarę księgowania kolejnych faktur. Dane w tym zakresie dostępne są w zakładce „księgowość” pod nazwą „VAT-UE”. Program Infakt automatycznie sumuje dane z podziałem na wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów oraz świadczenie usług.

Możliwy jest wydruk informacji podsumowującej zarówno za kwartał jak i za miesiąc, w zależności od tego jakie transakcje podatnik prowadzi oraz jaka jest wartość tych transakcji w danym okresie. Opcję sumowania miesięcznego lub kwartalnego należy wybrać w menu opcji programu.

Dane z zakładki „VAT-UE” wprowadzane są bezpośrednio na informację podsumowującą, zgodną ze wzorem. Po wybraniu opcji wydrukuj możliwe jest otrzymanie informacji w formacie PDF i zapisanie jej na dysku lub bezpośrednio wydrukowanie jej na podstawie danych z programu.