Przedsiębiorcy są bardzo często zainteresowani darmowym programem do prowadzenia księgowości, a przede wszystkim takimi, które prowadzą automatycznie KPiR. Dobry program do księgowości nie jest łatwo znaleźć, ponieważ trzeba dokładnie przeanalizować ofertę wszystkich producentów.

Przy wyborze programu, który będzie wykorzystywany także do elektronicznego prowadzenia KPiR należy pamiętać, że jest to program, który ma służyć firmie jak najdłużej. Dobrze dobrany program jest użytkowany w firmie tak długo, aż firma nie zmieni formy opodatkowania lub nie przejdzie na pełną księgowość. Należy zatem wybrać program księgowy w taki sposób, aby faktycznie było to możliwe. Przenoszenie danych do nowego programu jest dość uciążliwym zajęciem, a czasem i drogim (jeśli wymaga zlecenia tego zadania specjaliście). Dużo czasu kosztuje też nauczenie się obsługi nowego programowania i dostosowanie go do swoich potrzeb.

Nowa wersja programu

Z tego właśnie względu należy rozważnie wybrać program księgowy. Przede wszystkim należy zwrócić uwagę, czy program ten dostarcza na czas aktualizacji, które mają dostosować działanie oprogramowania do zmieniających się wymogów prawa. Producenci odpłatnego oprogramowania mają ustawowy obowiązek, aby takie aktualizacje udostępniać jeszcze przed wejściem w życie zmienionych przepisów. Obowiązek ten nie dotyczy twórców bezpłatnego oprogramowania, dlatego korzystając z darmowego programu nigdy nie można być pewnym, jak długo będzie on aktualny. Warto też zauważyć, że ustawowy obowiązek dotyczy udostępnienia samych aktualizacji. Nikt nie mówi o tym, że ma być ona bezpłatna. Bardzo często zdarza się też i tak, że takie aktualizacje dostępne są na stronie producenta, a przedsiębiorca sam musi sprawdzać, czy posiada najnowszą wersję.

Kpir w infakt.pl

Pamiętać też trzeba, że zmieniają się także sam sprzęt komputerowy, dlatego też przedsiębiorca musi zwracać uwagę na to czy kupowane oprogramowanie będzie kompatybilne ze zmianami wprowadzanymi w sprzęcie elektronicznym. Warto zatem prześledzić rozwój firmy oferującej oprogramowanie księgowe i ocenić, jak duże jest prawdopodobieństwo wydania przez nią nowej, ulepszonej wersji programu. Istotnym będzie także to, czy nowsza wersja programu będzie dostępna dla przedsiębiorcy nieodpłatnie. Niewiele firm oferuje takie udogodnienie swoim klientom, część udostępnia nowsze oprogramowanie z odpowiednim rabatem dla dotychczasowych klientów. Niestety czasem wysokość tego rabatu jest bardzo mała.

Elastyczność rozwiązań

Wielu przedsiębiorców szuka rozwiązań, które elastycznie będą dopasowywać się do ich oczekiwań. Potrzebują oprogramowania, które będzie pomocne niemal w każdej sytuacji i w każdym miejscu. Z tego właśnie względu szukają oni programu, który można zainstalować na większej ilości komputerów. Niestety dostępne licencje programów księgowych bardzo często pozwalają tylko i wyłącznie na to, aby zainstalować je na jednym stanowisku pracy (i tylko dla jednego użytkownika). Zwiększenie ilości tych użytkowników wiąże się z dodatkowymi opłatami dla przedsiębiorcy.

Wybrane oprogramowanie bardzo często narzuca też szablon dokumentów, jakie można dzięki nim wygenerować. Niewiele firm pozwala na pełną indywidualizację (oczywiście przy zachowaniu ustawowych wymogów) takich dokumentów księgowych, jak np. faktura VAT. Przedsiębiorca, który w świadomy sposób chce kreować wizerunek swojej firmy będzie z pewnością zainteresowany także możliwością zamieszczenia m.in. logotypu swojej firmy na tak sporządzonym dokumencie. Część z nich rozwiązuje problem zamawiając papier firmowy i na nim drukując faktury. Jednak są to dodatkowe koszty, których można by było uniknąć, gdyby szablon dokumentu był podatny na zmiany.

Prostota programu

Przeglądając niektóre programy do księgowości i prowadzenia KPiR można odnieść wrażenie, że ich twórcom bardzo zależało na tym, aby kupujący oprogramowanie wraz z nim zapisał się na kurs użytkowania programu. Jest to niestety bardzo częsta praktyka.

Skomplikowane kwestie prawne, które należy wykorzystywać podczas prowadzenia księgowości swojej firmy, można przełożyć na prosty w użytkowaniu panel obsługi. Możliwym jest, aby informatycznie zaprogramować wszystko tak, by maksymalnie uprościć księgowość dla klienta. Warto zatem rozejrzeć się za takim programem, który zamiast namawiać klienta do dodatkowych kosztów (zakup kursu) pomoże mu w łatwym prowadzeniu księgowości: szybkim wystawianiu faktur i automatycznym uzupełnianiu KPiR.

Bezpieczeństwo

Pamiętać należy także i o tym, że prowadzona w sposób elektroniczny księga przychodów i rozchodów musi być w odpowiedni sposób zabezpieczona. Dysk twardy komputera nie spełnia ustawowych wymogów określających sposób elektronicznego przechowywania dokumentów.

Konieczne jest także robienie jej kopii bezpieczeństwa oraz specjalne szyfrowanie, które uchroni zawarte w niej dane od ewentualnej kradzieży lub od zniszczenia (co może się stać, gdy np. na komputerze będzie złośliwy wirus). Bardzo trudno spełnić te wymogi osobie, która nie jest specjalistą z zakresu informatyki i bezpieczeństwa danych.

Z tego właśnie powodu warto zadbać o to, by przechowywaniem takich danych zajęła się wyspecjalizowana firma. Indywidualne zamówienie takiej usługi jest dość drogie. Na szczęście są systemy, które dbają o powierzone im dane w sposób kompleksowy, ale całkiem tani (możliwa jest nawet wersja darmowa). Takim systemem jest m.in. inFakt.

InFakt to księgowość internetowa, która jednocześnie dostarcza oprogramowanie dla księgowości (w tym możliwość prowadzenia KPiR), a także w sposób profesjonalny zabezpiecza dane, które do tego programu są wprowadzone. Poziom zabezpieczeń oferowanych przez inFakt jest równy zabezpieczeniom, jakie są wykorzystywane przez banki do ochrony kont internetowych.

InFakt proponuje profesjonalną pomoc księgowych, którzy służą użytkownikom swoją fachową wiedzą. Cała aplikacja jest łatwa w obsłudze i stworzona tak, by maksymalnie uprościć wszelkie obowiązki księgowe spoczywające na przedsiębiorcy. Przypomnijmy cechy dobrego programu:

• aktualizacja na czas;
• dostosowany do wymogów sprzętowych;
• nieograniczona ilość użytkowników;
• indywidualne szablony dokumentów księgowych;
• łatwa, intuicyjna obsługa;
• wydajność programu;
• szybka i fachowa pomoc serwisu i księgowości;
• bezpieczeństwo danych elektronicznych.

Śmiało można stwierdzić, że inFakt posiada wszystkie z wymienionych powyżej cech. W sumie wypadałoby napisać, że to nie są wszystkie zalety inFakt. Skupmy się jednak teraz na tym, co najbardziej istotne. Wszystko użytkownik może sam sprawdzić – wystarczy, że skorzysta on z bezpłatnej rejestracji do inFakt.

Najważniejsze udogodnienia inFakt są dostępne dla użytkowników także za darmo. Ci, którzy wystawiają więcej niż 3 faktury miesięcznie, mogą dokupić płatny abonament. Jest to rozwiązanie o wiele tańsze, jeśli porównywać je do tradycyjnych rozwiązań. Z tego właśnie względu coraz więcej klientów decyduje się na skorzystanie z pełnego pakietu inFakt. Sprawdź te udogodnienia w darmowym okresie testowym.