Dowiedz się, jakie są sposoby wystawiania faktur oraz poznaj korzyści z darmowych programów do fakturowania.

Wystawianie faktur to obowiązek każdego przedsiębiorcy, który dokonuje sprzedaży opodatkowanej podatkiem VAT. Szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania określa Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług– rozdział 3.

Sposobów tworzenia tych dokumentów jest kilka:

1. Papierowe druki.

Jest to tradycyjna metoda wystawiania dokumentów potwierdzających dokonanie sprzedaży. Kupujemy specjalne bloczki, które poprzez zastosowanie papieru samokopiującego dają możliwość wypisania dokumentu w 2 egzemplarzach: oryginał i kopia.

Wystawiając fakturę czy rachunek, oryginał zawsze dajemy nabywcy, a kopię zostawiamy dla siebie do zaksięgowania. Zaletą tej formy tworzenia dokumentów jest to, że bloczek możemy mieć zawsze przy sobie i bez konieczności siadania do komputera możemy w każdej chwili wystawić dowód księgowy (często zdarza się, że sprzedajemy dany produkt, będąc u klienta). System ten ma jednak również kilka wad:

• wystawianie dokumentu jest dosyć pracochłonne – trzeba wszystkie dane (kwotę do zapłaty wyrażoną słownie również!) wypisać ręcznie,
• łatwo można pomylić się np. wypisując numer konta bankowego, czy numer NIP, a poprawki nie wyglądają ładnie (skreślenia, parafki),
• dokumenty wypisane ręcznie mogą okazać się trudne do odczytania (nieczytelne pismo), kwoty trzeba samodzielnie wyliczyć, co zwiększa ryzyko popełnienia błędu,
• należy kontrolować numerację dokumentów, a to może okazać się trudne (możemy przecież nie pamiętać ostatniego numeru).

2. Szablony utworzone w arkuszu kalkulacyjnym.

Możemy skorzystać z programów biurowych np. Microsoft Office Excel. Jest to aplikacja, którą większość użytkowników komputera ma w swoim oprogramowaniu, a jeśli nie, to z pewnością jakiś odpowiednik np. OpenOffice. Programy tego typu pozwalają nam utworzyć szablony faktur i rachunków, wprowadzić odpowiednie formuły, wyliczające kwotę brutto na podstawie wprowadzonej ceny netto i stawki podatku VAT, sumujące kolumny kwot itp.

Jednak nadal pozostaje nam wpisanie danych nabywcy, odpowiednich pozycji towarowych i kwoty brutto wyrażonej słownie. Oczywiście w arkuszu kalkulacyjnym można stworzyć bardzo zaawansowane formuły, które pozwalają maksymalnie ułatwić wystawianie dokumentów, ale możliwość taką mają tylko zaawansowani użytkownicy.

3. Darmowe programy.

Obecnie w Internecie można znaleźć wiele aplikacji przeznaczonych do fakturowania, które są określane jako darmowe.

Mają one sporo zalet:

• wprowadzając swoje dane firmy na początku pracy z programem, nie musimy już tego robić ponownie przy każdym dokumencie, ponieważ wprowadzone są automatycznie,
• zwykle jest możliwość utworzenia bazy kontrahentów i towarów, czy usług, aby potem w łatwy sposób tylko wybierać odpowiednie pozycje z list,
• wszystkie kwoty są wyliczane automatycznie, jeśli tylko określimy cenę netto danego towaru, kwota do zapłaty zostaje wygenerowana słownie również przez program, więc nie musimy tego robić samodzielnie,
• wszystkie wystawione dokumenty są przechowywane, co stwarza wygodne możliwości powrotu do nich w celu podglądu lub wygenerowania duplikatu,
• faktury i rachunki mają estetyczny wygląd.

Jednak darmowe programy mogą mieć również wady:

• darmowy jest najczęściej tylko czas określony np. 30 dni, 3 miesiące lub rok, a potem trzeba uiścić opłatę za dalsze korzystanie z aplikacji,
• ograniczona może być ilość wystawianych dokumentów miesięcznie lub ilość kontrahentów w bazie danych. Dla osób, które współpracują z kilkoma kontrahentami nie jest to problemem. Jeśli potrzebują czegoś więcej programy typu inFakt udostępniają więcej funkcjonalności po opłaceniu abonamentu.
• jeżeli nie są to programy działające on Line, wymagają instalacji na dysku naszego komputera, a co za tym idzie zajmują określoną ilość miejsca, a ponadto ryzykujemy utratę danych, gdy nasz komputer zostanie zainfekowany wirusem.

Zanim więc podejmiemy decyzję odnośnie wyboru sposobu fakturowania, przeanalizujmy wszystkie możliwości i dobierzmy tę właściwą dla nas. Polecamy program InFakt, który jest dostępny w wersji „Fakturowanie” bez modułu księgowania. Aplikacja ta przeznaczona jest dla osób, które potrzebują tylko programu do wystawiania faktur. Działa ona on Line, co daje nam szereg zalet:

• nie musimy pobierać programu na swój komputer, przez co nie tracimy przestrzeni dyskowej,
• nie ryzykujemy utraty danych, ponieważ są one przechowywane na serwerze i zabezpieczone nowoczesnym certyfikatem SSL (takim, jak w bankach internetowych),
• nie musimy pamiętać o aktualizacjach danych, gdyż dzieje się to automatycznie, niezależnie od nas.

Wystawiaj faktury w inFakt.pl

PDF-y, drukowanie, wysyłka e-mailem

Podaj adres e-mail i hasło, aby wystawiać faktury!

Twój e-mail

Twoje hasło

Akceptuję regulamin.

Wystaw fakturę za darmo