Ze względu na coraz większe możliwości prowadzenia działalności gospodarczej oraz świadczenia usług na rzecz zagranicznych kontrahentów pojawiają się nowe możliwości jak programy do wystawiania faktur w walutach obcych.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów dot wystawiania faktur, faktura VAT powinna zawierać co najmniej:

• imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy – należy pamiętać, że w przypadku osób fizycznych imię i nazwisko jest obowiązkowym elementem nazwy firmy.

• numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy - Polski podatnik VAT w wewnątrzwspólnotowym obrocie handlowym zobowiązany jest posługiwa się numerem identyfikacji podatkowej z dodatkowym kodem kraju „PL” według poniższego formatu:

PL 9999999999
Kod kraju+ NIP

Nie ma natomiast obowiązku ujmowania w fakturze numeru NIP, gdy sprzedaż dokonywana jest na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

• numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT";
• dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży – należy pamiętać, że fakturę należy wystawić najpóźniej w ciągu siedmiu dni od daty sprzedaży, czyli wydania towaru bądź wykonania usługi,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
• miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
• wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawki podatku VAT;
•  sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku;
•  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
•  kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

W fakturach, poza ww. minimalnym zakresem danych, w praktyce wskazuje się dodatkowo formę płatności, jej termin oraz numer rachunku bankowego dla płatności przelewowych. Można także umieścić logo firmy oraz imię i nazwisko osoby wystawiającej fakturę celem ułatwienia kontaktu. Pozostały zakres danych jest dowolny i ich forma zależy od przedsiębiorcy.

Chcąc jednak wystawić fakturę w walucie obcej przepisy podatkowe określają dodatkowy zakres danych, które taka faktura powinna posiadać. Obowiązkowo kwotę podatku w fakturze należy wykazać w złotych bez względu na to w jakiej walucie wystawiona została faktura. W przypadku faktur, gdzie podstawa naliczenia podatku jest wyrażona w walucie obcej przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego, czyli dzień poprzedzający dzień wystawienia faktury. W praktyce wystawiając faktury w walutach obcych poza kwotą podatku w złotych często wskazuje się też numer tabeli ogłaszanej przez NBP na dany dzień.

Dodawanie nowej Faktury VAT w aplikacji infakt.pl

Jeżeli przedsiębiorca ma zamiar wystawiać faktury w euro może stworzyć w tym celu własny wzór w edytorze tekstowym bądź arkuszu kalkulacyjnym, musi tylko zachować wszelkie niezbędne elementy i dokonać stosownych wyliczeń.

Decydując się na program do wystawiania faktur trzeba upewnić się, że ma on możliwość wystawiania faktur w euro. Wystawiając jednak faktury w euro za pomocą aplikacji internetowej inFakt fakturę taką można wystawić znacznie szybciej i wygodniej. Jest to nowoczesne rozwiązanie, które automatycznie dokonuje wszelkich wyliczeń, przeliczeń podatku w złotych oraz ujmuje wszystkie potrzebne elementy w druku faktury. W przypadku, gdy nie wystawia się wiele faktur w miesiącu sporządzanie dokumentacji za pomocą aplikacji inFakt jest bezpłatne.

Chcąc wystawić fakturę w euro należy uzupełnić niezbędne dane takie jak:

Faktura dodana do aplikacji Infakt.pl

• Dane kontrahenta, na rzecz którego wystawiamy fakturę VAT – aplikacja umożliwia przechowywanie bazy klientów, co oznacza, że wprowadzając raz nowego kontrahenta, przy każdej kolejnej fakturze dla niego wystarczy jedno kliknięcie na listę odbiorców, by aplikacja uzupełniła wszelkie dane.
• Datę wystawienia, datę sprzedaży oraz termin płatności – pamiętać należy, że data sprzedaży to data wydania towaru bądź wykonania usługi, a data wystawienia nie może być późniejsza niż siedem dni od daty sprzedaży. Termin płatności przedsiębiorca określa dowolnie według umowy z kontrahentem.
• Rodzaj sprzedanego towaru bądź wykonanej usługi oraz cenę – podobnie jak przy kontrahentach aplikacja umożliwia przechowywanie bazy produktów i usług. Nie ma wówczas konieczności wprowadzania każdorazowo tego opisu. Program automatycznie dokonuje przeliczania kwoty podatku i wartości brutto.
• Rodzaj i termin płatności – poza formą płatności np. gotówką bądź przelewem wystawiając fakturę w euro to właśnie w tym momencie należy wskazać rodzaj waluty.

Po zapisaniu wcześniej wprowadzonych danych pojawia się okno podsumowujące dane wystawionej przed momentem faktury. Wystarczyło, by użytkownik wskazał stronę transakcji, jej datę, rodzaj usługi wraz z ceną oraz walutę, w której chce wystawić fakturę, by aplikacja dostosowała odpowiedni, zgodny z przepisami kurs, po którym należy przeliczyć kwoty w fakturze na złote. Dodatkowo automatycznie wskazuje numer tabeli wraz z datą jej ogłoszenia.

Przykład Faktury VAT wygenerowanej w aplikacji infakt.pl

Po sprawdzeniu można taką fakturę w razie konieczności edytować, wydrukować albo bezpośrednio przesłać e-maila wraz z fakturą kontrahentowi.

Wystawienie faktury za pomocą aplikacji inFakt jest bardzo proste dzięki automatycznym przeliczeniom. inFakt zapewnia jednocześnie wystawienie faktury zgodnie z przepisami podatkowymi.