Faktura VAT jest podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży wystawianym przez przedsiębiorców rozliczających podatek VAT. Podstawowe elementy, jakie powinna zawierać oraz zasady wystawiania są dokładnie określone przez przepisy.

W tym artykule przedstawimy Ci najważniejsze z tych zasad. Jeśli chcesz natomiast mieć pewność, że sporządzane przez Ciebie dokumenty zawierają wszystkie wymagane przepisami informacje, skorzystaj z naszego programu do wystawiania faktur VAT.

Jakie są podstawowe zasady wystawiania faktur VAT?

Faktura VAT jest dokumentem potwierdzającym sprzedaż (tj. dostawę towarów lub wykonanie usług) wystawianym przez przedsiębiorców rozliczających podatek VAT. Jeżeli jednak przed tą sprzedażą zostanie zapłacona zaliczka, wówczas sprzedawca również ma obowiązek wystawić fakturę VAT potwierdzającą otrzymanie tej kwoty. Wystawienie faktury jest obowiązkowe, jedynym wyjątkiem od tej reguły jest sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

W tym przypadku fakturę VAT sporządza się tylko na prośbę nabywcy. Przedsiębiorca ma na wystawienie faktury 7 dni liczonych od dnia dostawy towarów, wykonania usługi lub otrzymania zaliczki na poczet przyszłej dostawy lub usługi. Jeżeli podatnik świadczy usługi o charakterze ciągłym, przy których datę sprzedaży określa jako miesiąc i rok, termin na wystawienia faktury mija 7. dnia od ostatniego dnia danego miesiąca. Szczególne zasady dotyczące terminu wystawiania faktur VAT związane są ze świadczeniem niektórych usług, dla których również obowiązek podatkowy został określony w sposób szczególny( np. transportowych czy budowlanych) – faktury w takich przypadkach powinny być wystawiane najpóźniej w dniu powstania tego obowiązku, nie wcześniej jednak niż 30. dnia przed jego powstaniem. Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał otrzymuje nabywca, zaś kopię zatrzymuje dla siebie sprzedawca.

Co powinna zawierać faktura VAT?

Każda faktura powinna mieć oznaczenie FAKTURA VAT. Jej treść powinna zawierać pewne obowiązkowe elementy określone przez przepisy podatkowe, dotyczące:

Dodawanie nowej Faktury VAT w aplikacji infakt.pl

• faktury VAT, tj. jej numer i datę wystawienia,
• stron transakcji, tj. imiona i nazwiska lub nazwy nabywcy i odbiorcy, ich adresy oraz numery identyfikacji podatkowej (NIP),
• sprzedaży, tj. datę sprzedaży, nazwę towaru lub usługi, jednostkę miary, ilość, cenę jednostkową netto, wartość sprzedaży netto, stawkę podatku VAT, kwoty podatku VAT naliczone od sumy wartości netto z podziałem na poszczególne stawki podatku, kwotę należności ogółem wraz z podatkiem VAT.

W określonych przypadkach niektóre z w/w elementów mogą być pominięte, np.

• faktury wystawiane osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej lub nabywcom eksportowanych towarów nie muszą zawierać NIP nabywcy,
• datę sprzedaży można pominąć, jeśli jest ona taka sama jak data wystawienia,
• przy świadczeniu usług lub dostawie towarów, które podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT na terytorium innego kraju niż Polska, pomija się stawkę i kwotę podatku oraz kwotę należności wraz z podatkiem.

Przepisy podatkowe wymieniają też przypadki, kiedy to wystawca faktury powinien, oprócz w/w elementów, zamieścić również dodatkowe informacje, np.

• w przypadku faktur dokumentujących sprzedaż zwolnioną przedmiotowo z podatku VAT, należy podać symbol PKWiU danego towaru lub usługi lub powołać się na konkretny przepis krajowego aktu prawnego lub dyrektywy UE, na podstawie którego stosuje się zwolnienie,
• w przypadku wystawiania faktur dotyczących wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) należy pamiętać o obowiązkowym zamieszczeniu na fakturze numerów identyfikacji podatkowej (NIP) poprzedzonych kodem PL,
• w przypadku świadczenia usług, które dla nabywcy stanowią import usług, faktura powinna zawierać dodatkowo adnotację wskazującą, że podatek rozlicza nabywca.

Faktura dodana do aplikacji Infakt.pl

Oprócz elementów obowiązkowych, na fakturze można zamieścić również inne informacje dotyczące transakcji, np. numer rachunku bankowego czy warunki zapłaty.

Darmowy program do fakturowania inFakt

Znając zasady wystawiania faktur VAT, możesz być pewien, że Twoje faktury będą dokumentowały sprzedaż w sposób zgodny z przepisami, co pozwoli Tobie oraz Twoim kontrahentom na prawidłowe rozliczenie podatku VAT i podatku dochodowego. Znajomość podstawowych przepisów podatkowych to jedno, inną sprawą, nierzadko pracochłonną czy nużąca, jest sam proces wystawiania faktur i dostarczania ich do kontrahenta. Dzięki wykorzystaniu programów do wystawiania faktur czynność ta jest dużo łatwiejsza i pochłania mniej czasu. InFakt przygotował dla Ciebie aplikację do wystawiania faktur VAT, zobacz ile możesz dzięki niej zyskać:

• formularze różnych rodzajów faktur VAT są zawsze pod ręką i zawsze w aktualnej wersji,
• dane nabywców czy nazwy towarów i usług wpisujesz tylko raz do bazy danych, później wystarczy je tylko wybrać z listy,
• program dokona sam wszystkich niezbędnych wyliczeń, Ty musisz zadbać tylko o prawidłowe określenie stawki VAT,
• fakturę możesz wystawić w każdym miejscu i czasie, potrzebny Ci jest do tego jedynie komputer z dostępem do Internetu,
• nie musisz drukować faktury, możesz przesłać ją do kontrahenta elektronicznie bezpośrednio z programu,
• z aplikacji możesz korzystać zupełnie za darmo, jeśli wystawiasz do trzech dokumentów miesięcznie, a liczba Twoich kontrahentów nie przekracza trzech.

Przykład Faktury VAT wygenerowanej w aplikacji infakt.pl

Zarejestruj się na inFakt.pl i już dziś korzystaj z aplikacji do wystawiania faktur VAT – z nami wystawianie faktur jest naprawdę proste i przyjemne.