Po co przedsiębiorcy darmowy program do faktur 2011? Faktura VAT jest podstawowym dokumentem księgowym, z którym każdy przedsiębiorca będzie się spotykał podczas prowadzenia działalności. Z tego względu powstaje coraz więcej programów, które mają za zadanie maksymalnie uprościć obowiązek wystawiania faktur. Niektóre z nich są udostępniane użytkownikom bezpłatnie.

Każdy podatnik VAT ma obowiązek dokumentowania sprzedaży towarów i usług poprzez wystawianie faktury VAT. Dla klientów, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej – faktury VAT wystawia się na ich życzenie. Wszystkie faktury VAT powinny być wystawiane zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. Jeśli przedsiębiorca nie przestrzega w/w zasad – ponosi on pełną odpowiedzialność za błędnie wystawioną fakturę.

Prowadzisz firmę po to, by prowadzić księgowość?

Nie każdy jednak ma czas i ochotę, by śledzić aktualne rozporządzenia lub ustawy. Przedsiębiorca z zasady woli zająć się rozwojem firmy i dobrą obsługą klientów, a czas przeznaczony na sprawy księgowe zminimalizować tak bardzo, jak tylko się da. Niezwykle pomocny w takim wypadku staje się program do wystawiania faktur. Każdy program do faktur jest inny więc warto je ze soba porównać, żeby sprawdzić którego funkcjonalności najbardziej spełniają nasze oczekiwania. Jeśli program działa sprawnie i najważniejsze funkcje wykonuje automatycznie, przedsiębiorca nie musi gorączkowo sprawdzać czy wystawiona przez niego faktura jest faktycznie zgodna z rozporządzeniem ministra. Najważniejsze cechy programu do faktur:

• zgodność elementów faktury z polskim prawem;
• automatyczna numeracja faktur;
• pełna automatyzacja wystawiania, korygowania i anulowania faktur;
• automatyczne przeliczanie kwoty netto na brutto (lub odwrotnie);
• elektroniczna baza kontrahentów (wystarczy wpisad raz);

To główne (choć nie jedyne) zalety korzystania z elektronicznego programu do wystawiania faktur. Dla wielu przedsiębiorców dodatkową korzyścią jest estetyka tak powstałych faktur. W końcu jest to dokument, który przekazuje swojemu kontrahentowi – jest on swego rodzaju wizytówką.

Obowiązek pracy w jednym miejscu?

Dotychczas popularne były programy, które instalowało się bezpośrednio na komputerze. Wiązało się to dość często ze sporym wydatkiem. Dodatkowo: licencja na raz wykupiony program, wymaga aktualizacji, a więc wiąże się także kolejnymi kosztami. Problem był także, gdy przedsiębiorca chciał zainstalować program na więcej niż jednym komputerze. Pojawiała się znowu konieczność dokupienia odpowiedniej licencji, a i tak wtedy można było wystawiać faktury tylko i wyłącznie na tych stanowiskach, gdzie oprogramowanie było zainstalowane.

Dodawanie nowej Faktury VAT w aplikacji infakt.pl

Nareszcie wolny

Większość przedsiębiorców potrzebuje bardziej elastycznych warunków pracy. Polski przedsiębiorca działa szybko i sprawnie dopasowuje się do warunków. Niewielu przedsiębiorców może pozwolić sobie na to, by być przywiązanym raz na zawsze do jednego komputera. Często warunki są zupełnie inne. Dobry program do faktur musi tym oczekiwaniom sprostać.

Co jest potrzebne?

• program do faktur dostępny w każdym miejscu i czasie;
• fachowa i szybka pomoc księgowa;
• możliwość wystawienia faktury na „obcym” komputerze;
• bezpieczeństwo danych;
• prosta / intuicyjna obsługa.

I żeby było taniej…

Za dużo tego? Wcale nie. Jest to funkcjonujący system, do którego każdy przedsiębiorca może mieć dostęp. Szybko, fachowo, sprawnie i bezpiecznie – czego chcieć więcej? Zdecydowanie tego, by taka rozwiązanie nie było zbyt obciążające dla przedsiębiorcy.

Wszystkie te oczekiwania spełnia inFakt. Korzystając z tej platformy, przedsiębiorca może mieć pewność, że faktura będzie wystawiona zgodnie z prawem, a obsługa będzie tak prosta, jak to tylko możliwe. Wystarczy wpisać podstawowe dane, o które aplikacja sama się dopomina.

Przykład Faktury VAT wygenerowanej w aplikacji infakt.pl

Przy pierwszym logowaniu do inFakt należy uzupełnić wszystkie dane firmy. Jeśli posiadamy stałych kontrahentów, warto wprowadzić również ich dane, aby nie musieć uzupełniać ich za każdym razem kiedy wystawiamy dla nich fakturę VAT. Dzięki temu, w późniejszej pracy korzysta się już z gotowych rozwiązań.

Uzupełniając dane w ustawieniach należy pamiętać o:

• podaniu poprawnych danych swojej firmy (InFakt.pl daje także możliwośćzamieszczenia swojego logotypu na fakturze);
• uzupełnieniu informacji o firmowym koncie bankowym;
• ustaleniu numeracji faktur;
• wyborze szablonu faktury;

W tak przygotowanym programie możemy już spokojnie pracować (korzystając z przycisku „wystaw fakturę VAT”). Ciekawym i ułatwiającym pracę udogodnieniem jest możliwość tworzenia bazy kontrahentów – wystarczy raz uzupełnić dane, by później jednym kliknięciem wystawić fakturę konkretnemu kontrahentowi. Co ważne – aplikacja sprawdza też, czy poprawnie wpisaliśmy numer NIP, więc mamy pewność, że wszystkie dane są wpisane prawidłowo.

Z takiego samego udogodnienia można skorzystać w inFakt przy wyborze towaru lub usługi. Też możemy stworzyć ich bazę, zamiast każdorazowo wpisywać nazwę. Produkt / usługę, którą raz wpiszemy – zostanie przeniesiony do bazy inFakt wraz z przypisanym mu opisem. Tworząc opis możemy także zdać się na inteligentny system aplikacji – podkreśli on wszystkie błędy, jeśli tylko pojawią się w opisie.

Pozostaje jeszcze tylko wybrać odpowiednią walutę (jeśli jest inna niż polska) oraz stawkę podatku VAT. Użytkownik inFakt przy wystawianiu faktury może także skorzystać z rozwijanej listy, która definiuje sposób zapłaty. Lista ta jest szeroko rozbudowana i zawiera wszelkie potrzebne alternatywy.

I to już wszystko. Teraz pozostało jedynie wydrukować dokument dla siebie i kontrahenta. A jeśli będzie taka potrzeba – można wydrukować wersję anglojęzyczną.

Kolejne wystawienie faktury będzie dużo szybsze, gdyż aplikacja zapamięta nasze ustawienia i wystarczy skorzystać z baz: kontrahentów oraz towarów i usług. Sprawdź jeszcze dziś, jak szybko można wystawić fakturę w inFakt.