Gdy tylko zaczął się nowy rok kalendarzowy przedsiębiorcy rozpoczęli wyszukiwanie frazy „darmowe faktury VAT 2011”. Przeważnie wyszukują oni darmowych druków, które mogą wykorzystać do wystawiania faktur VAT w roku 2011. Co jednak, gdy prawo zmieni się w połowie roku?

Kara za wadliwą fakturę

Niebezpieczeństwo ściągania darmowych formularzy z internetu jest dość duże. Przedsiębiorca nigdy nie może mieć 100% pewności, że ściągnięty druk jest na pewno zgodny z obowiązującymi wytycznymi prawa. Z drugiej strony to on odpowiada prawnie za to, czy faktury przez niego wystawiane są zgodne z prawem. Pobrany bezpłatnie druk z internetu jest przeważnie anonimowy i nie posiada informacji, kiedy został sporządzony.

Szczególną uwagę trzeba zwrócić na fakt, że od 17/12/2005 roku – niezgodne z przepisami (wadliwe) wystawienie faktury jest karane grzywną. Na taką karę nie może pozwolić sobie większość firm.

Poprawna Faktura VAT

Faktura VAT jest dokumentem potwierdzającym sprzedaż przez przedsiębiorcę, który jest płatnikiem podatku VAT. Polskie prawo nie określa szczegółowo, jak musi wyglądać wzór faktury VAT. Ogranicza się jedynie do wskazania elementów, które owa faktura musi zawierać, aby uznać ją za prawidłowo wystawioną.

Elementy obowiązkowe na fakturze VAT 2011:

• imię, nazwisko lub nazwa / oznaczenie przedsiębiorcy: sprzedawcy oraz nabywcy;
• adresy: sprzedawcy i nabywcy;
• kolejny numer faktury VAT;
• datę wystawienia;
• datę sprzedaży (jeśli jest inna niż data wystawienia);
• nazwę towaru bądź usługi;
• ilość sprzedanych towarów oraz ich jednostki miary (lub: rodzaj wykonanych usług);
• wartość towarów bądź usług bez kwoty podatku VAT (wartość netto);
• stawka podatku VAT;
• sumę wartości netto od sprzedanych towarów (bądź wykonanych usług) wg podziału na poszczególne stawki podatku / zwolnionych od podatku / niepodlegających opodatkowaniu;
• wartość podatku od sumy sprzedaży netto towarów bądź usług wraz z podziałem na kwoty dot. poszczególnych stawek podatku;
• wartość sprzedaży brutto towarów bądź usług wraz z podziałem na kwoty dot. poszczególnych stawek podatku;
• kwota należności ogółem (wraz z podatkiem VAT) wyrażoną zarówno liczbą, jak i słownie.

Nie jest natomiast wymagany podpis ani wystawcy faktury VAT, ani jego odbiorcy (Dz. U. Nr 97, Poz 971 z dnia 01-05-2004 Rozdz. 4 paragraf 12). Nie jest także wymagany odcisk pieczęci wystawiającego fakturę.

Dodawanie nowej Faktury VAT w aplikacji infakt.pl

Fakturę zawsze trzeba wystawić w dwóch egzemplarzach: jeden dla nabywcy, a drugi dla sprzedawcy. Przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania wystawionych faktur VAT. Brak przestrzegania tego obowiązku jest zagrożone karą grzywny.

Czy trzeba płacić? W tym momencie część przedsiębiorców może poczuć się bezradnymi: darmowe druki mogą być przyczyną kłopotów (kara grzywny), a oprogramowania są dla niektórych z nich zbyt drogie (na dodatek trzeba je odpłatnie aktualizować). Nie wszyscy też potrzebują zatrudniać biuro rachunkowe. Czy takim przedsiębiorcom pozostało jedynie zapisać się na kurs z rachunkowości i pilne śledzenie zmian w prawie? Niekoniecznie.

Dla polskiego przedsiębiorcy dostępnych jest coraz więcej firm proponujących prowadzenie księgowości online. Niektóre z nich, jak np. InFakt, udostępnia część swoich zasobów bezpłatnie.

Faktura dodana do aplikacji Infakt.pl

Aktualny druk na każdym komputerze

Korzystając z usług InFakt (nawet bezpłatnie) każdy przedsiębiorca ma możliwość wystawienia faktury zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Co ciekawe – może to zrobić na każdym komputerze, który ma dostęp do internetu. Nie trzeba w takim przypadku dokupywać licencji na dodatkowego użytkownika (jak jest to w przypadku tradycyjnego oprogramowania). Zamieszczona aplikacja na InFakt jest na bieżąco aktualizowana tak, by zawsze umożliwiała użytkownikowi poprawne wystawienie dokumentów księgowych (w tym właśnie i faktury VAT). Aktualizacja taka jest również darmowa i odbywa się ona bez konieczności ingerencji w nią użytkownika (nie trzeba zatem jej najpierw odszukać, wgrać na komputer i uruchomić).

Jak wystawić fakturę online?

Wystawianie faktur online jest o wiele prostsze, niż mogłoby się wydawać większości osób, które dotychczas zmagały się z topornymi formularzami udostępnianymi za darmo w internecie. Wystawianie faktury online:

• zaloguj się w InFakt (albo zarejestruj za darmo);
• wejdź w zakładkę przychody;
• naciśnij przycisk „wystaw fakturę VAT”;
• podążaj za formularzem uzupełniając: dane swojej firmy, dane kontrahenta, informacje odnośnie produktu (bądź usługi) jego ceny netto i stawce podatku VAT (aplikacja automatycznie przeliczy ceny brutto);
• wybierz z rozwijanej listy sposób płatności;
• naciśnij przycisk „zapisz”.

Dla pewności można także obejrzeć filmik instruktażowy, na którym lektor opisuje krok po kroku , jak wystawić fakturę VAT w InFakt.

Przykład Faktury VAT wygenerowanej w aplikacji infakt.pl

Można także skorzystać z możliwości zapisania raz wpisanego kontrahenta na listę klientów oraz analogicznie stworzyć bazę towarów bądź usług. Dzięki temu kolejną fakturę w InFakt można wystawić jeszcze szybciej.

Szybciej niż poczta polska

W myśl obowiązujących przepisów – można dostarczać faktury VAT poprzez kanał elektroniczny (np. e-mail). Taka możliwość zdecydowanie przyspieszy i ułatwi pracę dla wielu przedsiębiorców. Znikną także koszty, które do tej pory trzeba było przeznaczyć na opłatę przesyłki pocztą tradycyjną. Z tego powodu coraz większa ilość przedsiębiorstw decyduje się na przesyłanie faktury VAT drogą elektroniczną.

Warto zatem, aby aplikacja, z którą wystawiamy fakturę VAT była zintegrowana z programem pocztowym i pozwalała na automatyczne wysyłanie faktur do kontrahentów. Taką funkcję ma aplikacja InFakt. W momencie zapisania wystawionej faktury, pojawia się możliwość wysłania jej drogą elektroniczną (wystarczy podać adres e-mail odbiorcy).

Bezpieczeństwo

Faktura wystawiona dzięki InFakt jest tak bezpieczna, jak jeszcze nigdy dotąd. Naczelny Sąd Administracyjny umożliwił, aby wystawca faktury mógł ją przechowywać w wersji elektronicznej. Niestety dysk twardy jest bardzo niepewnym miejscem do przechowywania dokumentów, które jest zagrożone karą grzywny. Wystarczy drobna awaria, zbyt wysokie napięcie w gniazdu lub po prostu wirus, aby cała baza dokumentów została zniszczona. Księgowość internetowa InFakt nie jest narażona na tego typu usterki. Przechowywane tutaj bazy danych są chronione w taki sam sposób, jak internetowe konta bankowe. Codziennie robione są kopie systemu, dlatego można być spokojnym powierzając te dokumenty tak solidnie zabezpieczonemu systemowi.

InFakt to bezpieczeństwo użytkowania, ale także możliwość wypełniania obowiązków przedsiębiorcy w sposób łatwy i szybki. InFakt pozwala na bezpłatne wystawianie faktur i ich przechowywanie w systemie. Możesz to sprawdzić korzystając z bezpłatnej rejestracji.