Wystawianie faktur jest jedną z najważniejszych czynności księgowych. Mimo że dla wielu firm to codzienność, wystawianie faktur może sprawiać kłopoty.

Bardzo często przedsiębiorca aby mieć pewność, że wszystkie te czynności wykonywane są prawidłowo zatrudnia księgowych. Niestety koszty związane z utrzymaniem takiej kadry mogą być wysokie, w szczególności dla nowopowstałej firmy.

Faktura sprzedaży – podstawowy dokument w firmie

Podstawową działalnością każdego przedsiębiorstwa jest sprzedaż produktów / towarów lub świadczenie usług, z tytułu których uzyskuje ono przychody.

Ustawodawca w celu kontroli, czy podatnik prawidłowo rozlicza się z urzędem skarbowym wprowadził obowiązek dokumentowania przychodów w postaci faktur VAT, w tym faktur VAT. Z drugiej strony, taka faktura jest również dowodem dla nabywcy poniesionego przez niego kosztu związanego z dokonanym zakupem.

Dlatego też, tak istotne jest, aby sporządzane przez nas faktury sprzedaży były prawidłowo wystawiane i odpowiadały wymaganiom przepisów prawa. W celu ujednolicenia procesu dokumentowania, wprowadzone zostały rozporządzeniem Ministra Finansów „w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług”, zasady według których faktura powinna zostać wystawiona wraz ze wskazaniem elementów jakie powinna zawierać. W szczególności na fakturze powinny by uwzględnione następujące pozycje:

• Imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone) sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
• Numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;
• Numer kolejny faktury oznaczonej jako „Faktura VAT”;
• Dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, data sprzedaży;
• Nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
• Miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
• Cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (netto);
• Wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• Stawki podatku;
• Sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
• Kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
• Kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Dodawanie nowej Faktury VAT w aplikacji infakt.pl

W przypadku małych podatników faktura VAT powinna zawierać oznaczenie „Faktura VAT –MP” oraz obowiązkowo termin płatności.

Tak skrupulatne wytyczne mogą spowodować, iż młody przedsiębiorca, dopiero przecierający swoje szlaki w biznesie będzie miał trudności z prawidłowym wystawieniem takiego dokumentu.

W jaki sposób ułatwić proces wystawiania faktur sprzedaży?

Tak naprawdę rozwiązań jest kilka. Można przygotować wzór faktury w arkuszu kalkulacyjnym (np. Excel) gdzie w pewnym stopniu zautomatyzujemy proces wystawiania takiej faktury. Niestety samodzielnie sporządzone szablony, w szczególności przez mało doświadczonego przedsiębiorcę stwarzają wysokie ryzyka błędów. Konsekwencje takich błędów będą wówczas ogromne, zarówno dla nas jak i dla naszych odbiorców. Wówczas ucierpi nasza kieszeń. Dlatego, taka metoda nie cieszy się zbyt dużym zainteresowaniem wśród przedsiębiorców.

Faktura dodana do aplikacji Infakt.pl

Innym rozwiązaniem może być przeszukiwanie Internetu w celu znalezienia darmowych szablonów. W większości przypadków szablony takie uniemożliwiają wystawienie większej liczby dokumentów bądź konieczne jest w dużej części ręczne wypisanie faktury. Ponadto, pozyskiwanie wzorów z nieznanych źródeł naraża nas na ryzyko błędów w wystawianych dokumentach. Również i ta metoda nie spełnia oczekiwań młodych przedsiębiorców. Niestety większość sposobów darmowego pozyskania formularzy faktur nie jest dobrym rozwiązaniem, ponieważ może nas to narazić na dodatkowe koszty związane z błędnie wystawionym dokumentem. W skrajnych nawet przypadkach urząd skarbowy może nałożyć na przedsiębiorcę wysokie kary z powodu niewłaściwego dokumentowania uzyskanych przychodów.

Zatem jak w bezpieczny sposób pozyskać szablon faktury?

Jednym z najlepszych rozwiązań jest skorzystanie z tematycznych portali księgowych, na których udostępniane są darmowe formularze. Jednym z takich miejsc jest platforma internetowa Infakt, na której po założeniu konta użytkownika i zalogowaniu się do aplikacji poprzez kilka kliknięć wystawimy bardzo szybko fakturę. Dzięki aplikacji Infakt możemy bezpłatnie wystawić 3 dokumenty miesięcznie. Jeśli natomiast nasze potrzeby będą większe, za drobną roczną opłatą uzyskamy dostęp do jednego z abonamentów płatnych. Na tym poziomie dostępu nie tylko będziemy mogli wystawiać nieskończoną ilość faktur sprzedaży, ale również będziemy mieli dostęp do programu księgowego, umożliwiającego kompleksowe prowadzenie ewidencji wszystkich operacji gospodarczych jakie wystąpiły w naszym przedsiębiorstwie.

Przykład Faktury VAT wygenerowanej w aplikacji infakt.pl

Dodatkowo producenci przygotowali dla swoich użytkowników dodatkowe bonusy, dzięki którym mogą oni zarówno wystawiać faktury jak i prowadzić księgowość za darmo przez kilka następnych miesięcy. Korzystanie z platformy Infakt, jest najlepszym rozwiązaniem dla małych przedsiębiorstw i przynosi same korzyści. Do najważniejszych zalet zaliczyć możemy:

• Niewielki koszty użytkowania - roczny koszt aplikacji do wystawiania faktur to tylko 79 zł, zaś kompleksowy program księgowy będzie nasz kosztował mniej niż 200 zł;
• Bezpieczny i kompleksowy program do wystawiania faktur i prowadzenia księgowości, spełniający wszystkie wymagane przepisami prawa wymagania, gwarantujący, iż nasza księgowość będzie prowadzona rzetelnie i w sposób niewadliwy;
• Dostęp online, umożliwiający korzystanie z programu przez 24 h, z dowolnego miejsca na ziemi;
• Pomoc i wsparcie konsultantów oraz dostęp do forum, na którym możemy wymieniać się doświadczeniami z innymi użytkownikami.

Dzięki aplikacji Infakt zaoszczędzimy nasz czas i pieniądze. Już teraz wypróbuj darmowej aplikacji Infakt.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług; (Dz. U. 2011 nr 68 poz. 360)