Czasy, kiedy przedsiębiorca wybierał jedynie papierowe druczki faktur, odeszły już do lamusa. Obecnie rynek internetowy kusi wieloma wzorami faktur, dostępnych z reguły bezpłatnie. Wybór właściwego wzoru faktury powinien być przemyślany, nie każdy dostępny wzór jest bowiem prawidłowy. O ilości niezbędnych elementów faktury decyduje rodzaj transakcji, jaką mamy zamiar przeprowadzić.

Darmowe faktury – stosujmy je tylko, jeśli zawierają wszystkie konieczne elementy

Elementy faktury można podzielić na dwie grupy:

• takie, które znajdują się na niej niezależnie od rodzaju prowadzonej transakcji,
• takie, które umieszcza się tylko w pewnego rodzaju fakturach, przy prowadzeniu sprzedaży przez określonych podatników lub przy dokonywaniu szczególnych transakcji.

Przed zastosowaniem dostępnej darmowej faktury należy sprawdzić czy:

• dana transakcja na pewno wymaga użycia faktury, czy rachunku, czy też wystarczające jest ujęcie jej w ewidencji dziennej sprzedaży,
• jeżeli niezbędnym okaże się skorzystanie z faktury – należy upewnić się, czy dostępny darmowy druk posiada dane, które wymagane są przy tej konkretnie transakcji.

Kiedy na pewno nie zastosujemy darmowej faktury?

Faktury nie stosuje podatnik zwolniony z podatku VAT podmiotowo, czyli taki, który nie dokonał rejestracji dla celów podatku VAT. Jeżeli zatem sprzedaż opodatkowana nie przekroczyła 150 tys. zł w roku podatkowym, to podatnik nie ma obowiązku wystawiać faktury VAT.

Podatnik zwolniony podmiotowo dokonywane transakcje dokumentuje rachunkami. Wystawia je wyłącznie na żądanie nabywcy, zgłoszone w terminie 3 miesięcy od dnia dokonania dostawy towaru lub daty wykonania usługi. Po tym terminie rachunku nie musi wystawić nawet na żądanie kontrahenta.

Każdy rachunek zawiera:

• imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi,
• datę wystawienia i numer kolejny rachunku,
• określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe,
• ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie.

Obecnie nie trzeba już umieszczać na rachunku podpisu wystawcy.

Transakcję, niezależnie od tego, czy jest dokumentowana fakturą, czy rachunkiem, należy ująć w ewidencjach VAT. Dla podatników zwolnionych podmiotowo z VAT, ewidencja służy obliczeniu kwoty sprzedaży, decydującej o zwolnieniu z VAT (ewidencja sprawdza, czy podatnik mieści się w limicie sprzedaży 150 tys. zł).

Dodawanie nowej Faktury VAT w aplikacji infakt.pl

Fakturę wystawić musi natomiast podatnik zarejestrowany dla celów VAT, wykonujący czynności zwolnione przedmiotowo, czyli np. usługi w zakresie edukacji. W jego przypadku faktury zawierają stawkę ZW, czyli pozostają zwolnione z opodatkowania VAT.

U podatników zwolnionych podmiotowo występują również czynności, które powinny być dokumentowane fakturami. Podatnik taki powinien dokonać rejestracji na druku VAT-R jako podatnik zwolniony z VAT. Są to wyjątki od powyższej zasady. I tak:

• podatnik zwolniony podmiotowo, który dokonuje dostawy towarów lub świadczenia usług, dla których miejscem opodatkowania jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego wystawi fakturę VAT; faktura taka zawiera dane niezbędne dla faktury krajowej z wyjątkiem stawki i kwoty podatku oraz kwoty należności wraz z podatkiem,
• w przypadku świadczenia usług na rzecz podatnika (przedsiębiorcy) z innego kraju Wspólnoty (zgodnie z art. 28b ustawy o VAT) opodatkowana w tym kraju stawką inną niż zwolniona lub 0% VAT, faktura dokumentująca wykonanie tych czynności powinna zawierać numer, pod którym nabywca usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej, oraz:
  • adnotację, że podatek rozlicza nabywca lub
  • wskazanie właściwego przepisu ustawy lub dyrektywy, wskazującego, że podatek rozlicza nabywca, lub
  • oznaczenie „odwrotne obciążenie”.

Faktura dodana do aplikacji Infakt.pl

Faktury VAT wystawić należy również jako potwierdzenie dokonania czynności, które podatnik rozlicza dla celów VAT (stosuje stawkę podatku VAT), mimo że pozostaje z tego podatku w zakresie pozostałych czynności zwolniony podmiotowo. Chodzi o transakcje, które mimo zwolnienia podmiotowego podlegają rozliczeniu dla celów podatku VAT, czyli: wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, dostawa towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca, świadczenie usług, dla których podatnikiem jest ich usługobiorca. W miejsce standardowej faktury podatnik wystawia wówczas fakturę wewnętrzną, dokumentując czynność dla własnych celów i naliczając odpowiednio podatek VAT, nawet jeśli korzysta ze zwolnienia podmiotowego.

Przykład Faktury VAT wygenerowanej w aplikacji infakt.pl

W przypadku podatników VAT czynnych, czyli obciążających klientów podatkiem VAT, faktur nie wystawiają ci, którzy wykonują czynności na rzec osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Wystawią oni fakturę jedynie na wyraźne żądanie tych osób. Zgłoszenie żądania powinno nastąpić w terminie 7 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Nic nie stoi natomiast na przeszkodzie, by podatnik każdorazowo wystawiał te faktury, przy czym nie jest wymagane, by wśród tych danych znajdował się NIP. Numer NIP nie występuje na fakturach na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych.

Darmowe faktury w Excelu

Darmowe druki faktur VAT wykonane w programie excel nie są zbyt atrakcyjne. Nie są również połączone z programem księgowym, ewidencjonującym faktury i wyliczającym wysokość zaliczki na podatek dochodowy. Dlatego też korzystanie z druków excel będzie bardziej czasochłonne niż pomoc dobrego programu księgowego z opcją wystawiania faktur. O ile program sam wprowadzi fakturę do ewidencji rachunkowych, to przy rozliczaniu w excelu należy zrobić to samemu. Co więcej, excel nie zawiera mechanizmów pozwalających pewne czynności przy wystawieniu faktur robić jednorazowo, np. nie posiada bazy kontrahentów, z której można korzystać przy kolejnych dokumentach. Podatnik musi sam, za każdym razem gdy chce wystawić fakturę, wprowadzić od początku te dane. Może on również pomylić się przy datach czy innych pozycjach faktury, o których musi pamiętać sam. Nie może się w tym zakresie zdać na program do fakturowania. Darmowe faktury w excel nie są również bezpieczne pod względem prawnym. Podatnik musi sprawdzać, czy nie następują zmiany przepisów, w związku z którymi powinien modyfikować ich treść.

Faktury w programie InFakt

Infakt pozwala wystawiać faktury w ramach opłacanego abonamentu. Nie płaci się zatem dodatkowo za program do wystawiania faktur, opłata zawiera w sobie dostęp do aplikacji z fakturami. Jest ona powiązana z innymi ewidencjami, co w konsekwencji pozwala jeden raz tylko zajmować się tą samą transakcją. Automatycznie trafia ona do ewidencji przychodów i stanowi podstawę opodatkowania podatkiem VAT.

Faktury wystawia się wybierając zakładkę „przychody” i opcję „nowa faktura VAT”. Istnieje również możliwość generowania faktur szczególnego rodzaju, których w zwykłym pliku excel nie można wystawić. W programie Infakt istnieje możliwość wyboru:

• zwykłej faktury VAT,
• faktury proforma,
• faktury (dowodu) wewnętrznego,
• faktury VAT – marża,
• faktury zaliczkowej,
• faktury korygującej.

Każdy druk zawiera inne dane, o których podatnik korzystający z programu InFakt nie musi pamiętać. Są one zawsze aktualne i dostępne dla niego bez dodatkowych opłat. Lista tych dokumentów znajduje się w zakładce „przychody, bezpośrednio pod opcją „nowa faktura VAT”.

Po wprowadzeniu faktur na głównej stronie zakładki „przychody” pojawia się zestawienie wystawionych faktur z podziałem na poszczególne rodzaje. Program oblicza sumę kwot wynikających z tych dokumentów i łączną wartość podatku do zapłaty. Powyżej rtego zestawienia użytkownik może wybrać opcję druku faktury, wysyłki jej e-mailem, jej usunięcia z zestawienia lub , o ile nie była ona dotychczas zapłacona – oznaczenia jej jako opłacona.

Program InFakt dzieli również zestawienia faktur na grupy, według kryterium:

• faktury zapłacone,
• faktury z przedłużonym terminem płatności,
• faktury do zapłaty,

• szkice faktur (łącznie, wszystkich powyższych, podzielonych według kryterium zapłaty należności).