Darmowe fakturowanie jest bardzo przydatną funkcjonalnością dla każdego przedsiębiorcy, który jest podatnikiem VAT. Szybkie, sprawne i łatwe fakturowanie potrafi zaoszczędzić sporo czasu przedsiębiorcy.

Dobrze, jeśli może też przynieść korzyści finansowe. Przedsiębiorcy cenią sobie w dzisiejszych czasach elastyczne rozwiązania, które pozwalają im na swobodę użytkowania. Programy, które posiadają ograniczenia i są drogie, powoli odchodzą w zapomnienie. Przedsiębiorcy mają wiele różnych możliwości do wybrania, które mogą tak dobrać do własnych potrzeb, by fakturowanie było maksymalnie ułatwione.

Dobry wybór

Oczywiście: rozwiązań dla przedsiębiorców jest bardzo dużo i większość ich producentów twierdzi, że to właśnie ich produkt jest najlepszy. Żeby można było stwierdzić, czy faktycznie tak jest – przedsiębiorca musi sobie odpowiedzieć na kilka pytań, które nakierują go na najbardziej optymalne dla niego rozwiązanie.

Pamiętać przecież trzeba, że każda firma ma swoją specyfikę i wymaga zastosowania innych rozwiązań.

Potrzebujesz programu do wystawiania faktur?

Jeśli interesuje Cię tylko program do bezpłatnego wystawiania faktur – całkiem łatwo jest go znaleźć. W aplikacjach umożliwiających prowadzenie księgowości internetowej (typu inFakt) można uzyskać całkowicie bezpłatny dostęp do narzędzia umożliwiającego wystawianie faktur.

Dodawanie nowej Faktury VAT w aplikacji infakt.pl

Oczywiście trzeba sprawdzić, czy takie oprogramowanie umożliwia wystawianie wszystkich rodzajów faktur.

Potrzebne dokumenty potwierdzające przychód:

• faktura VAT;
• faktura proforma;
• faktura marża;
• faktura zaliczka;
• faktura korygująca;
• dowód wewnętrzny.

Warto sprawdzić, czy program (księgowość internetowa) oferuje możliwość wystawienia wszystkich tych rodzajów dokumentów. Nie ma większego sensu wystawianie w jednej aplikacji samych faktur VAT, gdyż kiedy przyjdzie konieczność wystawienia innego dokumentu – przedsiębiorca będzie musiał rozpocząć poszukiwanie programu od początku. Lepiej od razu wybrać takie rozwiązanie, które będzie pomocne w różnych sytuacjach. InFakt właśnie to gwarantuje za darmo.

Pomocne bazy i zdefiniowane faktury

Trzeba także zwrócić uwagę, czy wybrany program do fakturowania umożliwia także stworzenie baz, które pozwolą zaoszczędzić czas przedsiębiorcy.

Przydatne bazy:

• baza kontrahentów;
• baza towarów i usług.

Możliwość stworzenia powyższych baz usprawni i przyspieszy wystawianie dokumentów księgowych. Raz wpisane dane kontrahenta czy też towaru (usług) mogą zostać zapisane do bazy i później automatycznie wczytywane na przygotowany formularz faktury. Nie trzeba już po raz kolejny wpisywać stałego kontrahenta lub sprzedawanych towarów (usług).

Faktura dodana do aplikacji Infakt.pl

Jeśli natomiast przedsiębiorca często wystawia podobne faktury (np. dla tego samego kontrahenta na ten sam towar/usługę) – można zapisać wzór takiej faktury jako fakturę zdefiniowaną. Jeśli przedsiębiorca będzie musiał znów wystawić taką fakturę – wystarczy, że skorzysta ze zdefiniowanego wzoru, który automatycznie sczyta wszystkie dane (aktywna będzie np. data wystawiania i sprzedaży).

Szablony faktur

Pamiętać trzeba także i o tym, że wygląd faktury świadczy o przedsiębiorstwie. Schludna i czytelna faktura jest dobra wizytówka każdej firmy. Warto jednak także zadbać o to, by ta firma w oczach kontrahentów odróżniała się od wszystkich innych, z którymi on współpracuje. Jedną z dróg do uzyskania takiego wizerunku jest zadbanie także o szablon graficzny faktury VAT. InFakt pozwala na wybranie jednego z wielu szablonów kolorystycznych faktury. Daje także możliwość zamieszczenia logotypu firmy na fakturze.

Przykład Faktury VAT wygenerowanej w aplikacji infakt.pl

Faktura zgodna z prawem

Wybierając wszystkie te funkcje należy pamiętać, że wystawiona przez przedsiębiorcę faktura musi być przede wszystkim zgodna z obecnie obowiązującym prawem. Przedsiębiorca musi mieć pewność wybierając program do fakturowania, że automatycznie będzie on wprowadzał zmiany wraz ze zmieniającym się prawem.

Obowiązkowe elementy faktury VAT:

• oznaczenie sprzedawcy i nabywcy poprzez podanie: imienia i nazwiska lub nazwy firmy oraz ich adresów;
• numer kolejny faktury VAT;
• data wystawienia i (jeśli jest inna niż wystawienia) data sprzedaży;
• nazwa towaru lub usługi;
• ilość sprzedanych towarów lub usług;
• podanie jednostki miary;
• wartość netto jednostki towarów lub usług (bez podatku VAT);
• stawka podatku VAT;
• wartość netto sumy od sprzedanych towarów (bądź wykonanych usług) wg podziału na poszczególne stawki podatku / zwolnionych od podatku / niepodlegających opodatkowaniu;
• suma wartości podatku sprzedaży netto towarów bądź usług wraz z podziałem na kwoty dot. poszczególnych stawek podatku;
• wartość sprzedaży brutto towarów bądź usług wraz z podziałem na kwoty dot. poszczególnych stawek podatku;
• kwota należności ogółem (wraz z podatkiem VAT) wyrażoną zarówno liczbą, jak i słownie.

Wszelkie inne funkcjonalności to już udogodnienia dla przedsiębiorcy, które mają wpływ na szybkość wystawianych faktur oraz to, czy dany program jest łatwy w użyciu. Jednak zawsze należy zwracać uwagę, czy przedsiębiorca, który oferuje darmowe fakturowanie – gwarantuje jego zgodność z prawem i darmowe aktualizacje. InFakt na pewno taką gwarancje daje swoim użytkownikom.

Automatyzacja KPiR

Przedsiębiorca musi się także zastanowić, czy faktycznie jest zainteresowany tylko i wyłącznie programem do darmowego fakturowania. Jeśli tak – darmowy pakiet inFakt będzie dla niego jak znalazł. Jednak bardzo kuszącą funkcja dla przedsiębiorcy będzie na pewno możliwość elektronicznego prowadzenia książki przychodów i rozchodów, która uzupełnia się automatycznie na podstawie wystawianych dowodów sprzedaży i wprowadzonych dowodów kosztowych.

Kpir w infakt.pl

Taka automatyzacja jest sporym ułatwieniem. Nie trzeba uzupełniać innych programów do KPiR, ani wypełniać księgę odręcznie. Liczy się także fachowa pomoc księgowych, które niemal w każdej chwili (od 7 do 22 w dni powszednie) są gotowe udzielić porady i pomóc przedsiębiorcy rozwiać jego dylematy związane z księgowością. Sam darmowy program do fakturowania nie posiada tych wszystkich funkcjonalności, a pełny pakiet inFakt jest stosunkowo tani. Dlatego warto zastanowić się, czy sam program do darmowego fakturowania jest w stanie zaspokoić wszystkie potrzeby przedsiębiorcy.

Bezpieczeństwo danych

Przedsiębiorca, który wystawia faktury poprzez wykorzystanie technik informatycznych, a może nawet prowadzi w taki sposób księgę przychodów i rozchodów – musi być świadomy, że dysk twardy jego komputera nie może służyć do przechowywania tych danych. Dysk twardy komputera jest zbyt łatwo podatny na uszkodzenia i nie można na nim za bardzo polegać. Do elektrycznego przechowywania danych księgowych służą inne systemy. Zamawianie ich specjalnie dla pojedynczego przedsiębiorstwa byłoby bardzo drogim przedsięwzięciem. Jednak księgowość internetowa typu inFakt daje użytkownikom (także tym darmowym) możliwość korzystania z ich systemów zabezpieczeń. Korzystanie z inFakt to gwarancja bezpieczeństwa danych. Wszystkie informacje są szyfrowane i przechowywane w bezpiecznych bazach. Nad całym systemem czuwają informatycy, którzy pilnują, by aplikacja działała zarówno szybko, ale i bezpiecznie.

Szybkość i wygoda

InFakt jest zawsze „pod ręką” - skorzystać z niego można z każdego komputera podłączonego do sieci, w każdym miejscu i o każdym czasie. Teraz przedsiębiorca ma stały wgląd w finanse swojej firmy. Nie jest też już niczym ograniczony. Cała aplikacja została opracowana tak, by użytkownik mógł poruszać się po niej w sposób łatwy i sprawny. Cały panel obsługi jest intuicyjni i nie wymaga specjalnego przeszkolenia, by swobodnie się w nim poruszać. Zobacz, jak szybko Ty odnajdziesz się w inFakt.