Każdy podatnik, który prowadzi działalność gospodarczą, ma w związku z tym faktem określone obowiązki. Musi na przykład zająć się prowadzeniem ewidencji, dzięki której będzie można sporządzać miesięczną lub kwartalną deklarację podatkową. W tejże ewidencji, przez cały okres rozliczeniowy, przedsiębiorca zobowiązany jest do tego, aby na bieżąco lub po zakończeniu okresu rozliczeniowego, dokonywać wpisów, które dokładnie będą odzwierciedlały dokonane przez niego transakcje gospodarcze. Później, w ujęciu zbiorczym, musi przenieść je do deklaracji podatkowej.
Podatnik, który prowadzi ewidencję VAT, nie musi wcale ujmować w niej faktur, które będą dokumentować nabycie towarów i usług, które związane było tylko i wyłącznie z czynnościami, jakie zwolnione są od podatku, lub które są nieopodatkowane czy też te, które nie dają przedsiębiorcy prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Ewidencję dla celów VAT przedsiębiorcy muszą prowadzić niezależnie od innych tego typu rejestrów. Zatem obowiązek ten istnieje nawet wówczas, kiedy prowadzi się księgę rachunkową, książki przychodów i rozchodów itp. W przypadku podatku VAT podatnicy zobowiązani są do prowadzenia dwóch ewidencji. Muszą one być prowadzone niezależnie. Pierwszą ewidencją jest ewidencja sprzedaży, w której odzwierciedlona zostaje sprzedaż w danym okresie rozliczeniowym. Drugi rejestr, w którym wykazywane są zakupy, nazywany jest ewidencją zakupów.