Dowód dostawy to inaczej mówiąc dokument, który może zostać wystawiony kupującemu przez akwizytora lub pracownika dostawcy, który pojawił się w siedzibie przedsiębiorstwa z określonym towarem. Wystawia się go w chwili dostarczenia towaru. W zasadzie można powiedzieć, że dowód dostawy (specyfikacja, wz) to dokumenty magazynowe. Po pewnym czasie muszą one zostać uzupełnione poprzez fakturę lub rachunek, który oczywiście pochodzić musi od dostawcy towaru. W przypadku podatników, którzy są VATowcami, obowiązek wystawienia faktury nie może być realizowany dłużej, niż do upływu 7 dni.
Jeśli towary zostaną przedsiębiorcy dostarczone bez faktury i dowodu dostawy, to przedsiębiorca może samodzielnie sporządzić sobie opis dostawy. VATowcy nie rejestrują opisu dostawy w ewidencji zakupu VAT, bowiem nie stanowi on podstawy do tego, by odliczyć podatek naliczony.
Dostawca w późniejszym terminie dostarcza fakturę. Jeśli suma z niej wynikająca będzie większa, to należy wpisać ją do księgi tak samo jak inne rachunki, księgując różnicę w kolumnie o tytule „zakup towarów”. Jeśli suma będzie niższa, to trzeba zaksięgować na czerwono, lub ze znakiem „minus”.