Faktura PRO FORMA w żadnym sensie nie jest dokumentem księgowych.  Jej wystawienie ma charakter czysto informacyjny. Najczęściej faktura PRO FORMA, wystawiana jest na wstępnym etapie transakcji.  Informuje ona kupca o zakresie planowanej transakcji, jej kosztach, w tym o przewidywanym opodatkowaniu.

Faktura PRO FORMA nie jest oznaczona numerowo. Dlaczego? Ponieważ nie podlega ona ewidencji VAT-owskiej, ani ewidencji w księdze przychodów i rozchodów, zarówno wykonawcy jak i odbiorcy. Najczęściej faktury PRO FORMA, o ile posiadają numer, to jest to numer związany z zamówieniem. Faktury PRO FORMA  wystawiane są jako ponaglenie do dokonania przedpłaty w sprzedaży wysyłkowej. Faktura właściwa wystawiana jest po tym jak dostawca i nabywca dojdą do porozumienia w sprawie dostawy zamówionych produktów lub wyświadczenia usługi w z góry ustalonym terminie. 

Powyższy stan prawny wynika z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, a także przepisów rozporządzenia ministra zasobów finansowych w sprawie przepisów wykonawczych do ustawy o podatku od towarów i usług. Ustawa o podatku od towarów i usług została znowelizowana, weszła w życie z dniem 7 listopada 2008 roku i obowiązuje, z małymi zmianami do dnia dzisiejszego.