Aby legalnie prowadzić działalność gospodarczą w pierwszej kolejności należy dokonać jej zgłoszenia. Prowadzenie niezarejestrowanej działalności pociąga za sobą konsekwencje karno-skarbowe.

Jeszcze nie tak dawno, aby móc rozpocząć prowadzanie działalności gospodarczej należało z pewnym wyprzedzeniem dokonać wszelkich formalności, aby mieć pewność, że od dnia, w którym mamy zamiar osiągać przychody firma będzie zarejestrowana. Obecnie zakładanie firmy jest coraz szybsze i wygodniejsze. Maleją obowiązkowe formalności oraz skraca się czas rejestrowania firmy. Jakiś czas temu została wprowadzona idea „jednego okienka”, która stale jest ulepszana.

Aktualnie zgłoszenia działalności gospodarczej dokonuje się na wniosku CEIDG-1. Jest to wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Została ona utworzona 1 lipca 2011 r. i do jej zadań należy ewidencja osób prowadzących działalność gospodarczą jak i udzielanie wybranych informacji na ich temat. Wniosek CEIDG-1 jest jednoczenie zgłoszeniem do ZUS/KRUS, do Głównego Urzędu Statystycznego oraz naczelnika urzędu skarbowego. Formularz CEIDG-1 jest jednocześnie wnioskiem o zmianę danych, jeżeli w trakcie prowadzonej działalności nastąpiła ich zmiana, a także wnioskiem o zawieszenie działalności, wznowienie oraz zamknięcie działalności gospodarczej. Dlatego wypełniając wniosek w pierwszej kolejności należy wskazać jego rodzaj.

Kolejne wymagane wnioskiem dane to:

• Dane wnioskodawcy takie jak płeć, dokument tożsamości, PESEL, NIP, imię, nazwisko, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, a w przypadku cudzoziemców dane dokumentu potwierdzającego status cudzoziemca. Po uzupełnieniu tych danych należy złożyć we wniosku oświadczenie odnośnie odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń.
• Adres zamieszkania oraz zameldowania, jeżeli jest inny niż adres zamieszkania.
• Nazwa firmy, która w przypadku osób fizycznych musi zawierać imię i nazwisko oraz przewidywana liczbę zatrudnionych oraz pracujących. W przypadku braku zamiaru zatrudniania jakichkolwiek pracowników należy wskazać co najmniej jedna osobę pracującą, czyli właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej.
• Rodzaje działalności gospodarczej według Polskiej Klasyfikacji Działalności z 2007 roku. Na stronie urzędu statystycznego osoba rozpoczynająca działalność może łatwo po odpowiedniej frazie odnaleźć odpowiedni dla niej kod bez przeglądania całej klasyfikacji.
• Data rozpoczęcia działalności gospodarczej
• Miejsce wykonywania działalności.
• Data powstania obowiązku opłacania składek ZUS. Obowiązek ten powstaje z dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej.
• Dane dla potrzeb KRUS w przypadku ubezpieczenia społecznego rolników.
• Jeżeli wniosek CEIDG-1 dotyczy zawieszenia, wznowienia lub zamknięcia działalności gospodarczej należy wskazać dzień, od którego ma dana sytuacja wystąpić.
• Informacja dotycząca naczelników urzędów skarbowych. W części tej należy wskazać naczelnika właściwego do spraw ewidencji podatników (dla podatników podatku od towarów i usług naczelnikiem właściwym jest naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach podatku od towarów i usług, czyli ze względu na miejsce wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, dla pozostałych naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach podatku dochodowego, czyli według zamieszkania podatnika) oraz do spraw w zakresie podatku dochodowego jeżeli jest inny niż do spraw ewidencji.
• Wybór formy opodatkowania – możliwe formy to zasady ogólne, podatek liniowy, ryczałt bądź karta podatkowa. Co do zasady podatnicy opodatkowani są według zasad ogólnych, a więc według obowiązującej na dany rok skali podatkowej. Mogą oni jednak wybrać inną formę opodatkowania. Dokonując jej wyboru należy ocenić opłacalność danej metody analizując planowane przychody i koszty, a także sprawdzić, czy charakter prowadzonej działalności nie wyłącza nas z możliwości wyboru określonej metody.
• Forma wpłaty zaliczki na podatek dochodowy – możliwa jest forma miesięczna, kwartalna oraz (dopiero w kolejnych latach podatkowych) uproszczona. Podstawę obliczenia zaliczek uproszczonych stanowi dochód z pozarolniczej działalności gospodarczej wykazany w zeznaniu podatkowym złożonym w roku poprzedzającym dany rok podatkowy lub w roku poprzedzającym dany rok podatkowy o dwa lata. Ustalają oni miesięczne zaliczki uproszczone w wysokości 1/12 kwoty obliczonej przy zastosowaniu obowiązującej w danym roku podatkowym skali podatkowej albo stawki liniowej w wysokości 19%.
• Rodzaj prowadzonej dokumentacji rachunkowej, a w przypadku zlecenia prowadzenia księgowości firmie zewnętrznej, dane tej firmy, oraz adres przechowywania dokumentacji księgowej. Informacje o prowadzeniu zakładu pracy chronionej, zagranicznego przedsiębiorstwa drobnej wytwórczości.
• Informacje o prowadzeniu działalności w formie spółki cywilnej.
• Dane odnośnie istnienia wspólnoty majątkowej między małżonkami, a w przypadku ustania wspólności datę tego zdarzenia.
• Dane odnośnie posiadanych rachunków bankowych. Po zgłoszeniu działalności dokonuje się otwarcia rachunku firmowego i wówczas jego zgłoszenia.
• Formularz przewiduje także część dotyczącą danych pełnomocnika, która będzie możliwa do uzupełnienia od 2012 roku. Po jego ustanowieniu na podstawie odrębnych przepisów można będzie poinformować o udzielonych pełnomocnictwach.

Powołanie Centralnej Ewidencji Działalności i Informacji o Działalności wprowadziło również inne zmiany dotyczące składania wniosków o wpis do ewidencji działalności. Obecnie możliwe stało się składanie wniosków przez Internet w przypadku posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

W przypadku jego braku forma ta jest w dalszym ciągu możliwa, aby złożyć taki wniosek poprzez Internet nie wychodząc z domu, natomiast po dokonaniu wszelkich formalności urząd gminy kontaktuje się z przedsiębiorcą, aby ten uzupełnił osobiście podpisy na wniosku CEIDG-1.