Czy do wysyłki elektronicznej deklaracji zawsze jest potrzebny podpis elektroniczny?

Możliwość składania różnego rodzaju deklaracji w formie elektronicznej z pewnością poprawia komfort prowadzenia firmy. Odpowiednich formalności można dokonywać osobiście albo też ustanowić pełnomocnika. Jak składanie deklaracji elektronicznych w obu tych przypadkach wygląda w praktyce?

Deklaracje elektroniczne – to się po prostu opłaca

Z roku na rok rośnie liczba przedsiębiorców decydujących się na składanie deklaracji podatkowych drogą elektroniczną. Nie może to specjalnie dziwić, jako że dzięki temu unika się uciążliwych dojazdów do urzędów, kolejek, a także przygotowywania papierowych formularzy. To również oszczędność finansowa – mniejsze wydatki na paliwo, tonery do drukarek, papier, opłaty za przesyłki.

Co więcej od 1 stycznia 2015 r. niektórzy przedsiębiorcy będą zobligowani do składania elektronicznie deklaracji: PIT-4R, PIT-8AR, PIT-8C, PIT-11, PIT-R, IFT-1/IFT-1R oraz PIT-40. Nie będzie to dotyczyło jednak mniejszych firm, które rozliczają maksymalnie pięć osób i jednocześnie nie korzystają z usług biur rachunkowych.

Więcej informacji w tym temacie znajdziecie w jednym z wcześniejszych wpisów na naszym blogu.

Księgowi inFaktu Ocena Cena

Celina Rus

9.5 Znakomity

Cena od 200 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Jadwiga Troczyńska

9.8 Znakomity

Cena od 220 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Izabela Tomczak-Dogońska

9.9 Znakomity

Cena od 298 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Zobacz wszystkich księgowych

Czasami konieczny jest podpis elektroniczny

Generalnie osoby, które prowadzą własną działalność gospodarczą i chcą składać deklaracje elektroniczne mają do wyboru jedną z dwóch opcji. Pierwsza to dokonywanie wszelkich formalności osobiście. Cała procedura może wymagać posiadania bezpiecznego podpisu elektronicznego. Niestety koszt takiego rozwiązania to kilkaset złotych.

Jeśli jednak przedsiębiorca zdecyduje się na zakup sprzętu do posługiwania się bezpiecznym e-podpisem może mieć pewność, że dzięki niemu autoryzuje wszelkie składane deklaracje. Bezpiecznego podpisu elektronicznego wymaga choćby złożenie VAT-26. W przypadku, gdy przedsiębiorca nie posiada takiego rozwiązania część formularzy może składać jedynie w formie papierowej.

Na szczęście większość dokumentów da się uwierzytelnić danymi autoryzującymi, podając np. numer NIP, datę urodzenia czy kwotę przychodu z zeznania rocznego. To możliwe przy składaniu m.in. VAT-7, VAT-7K, VAT-7D, PIT-28, PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PCC-3 (podatek od czynności cywilnoprawnych).

Niezależnie od sposobu autoryzacji poprawnie złożony dokument pozwala wygenerować Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Takie pismo traktuje się identycznie jak dowód nadania listu poleconego lub złożenie wymaganych formularzy bezpośrednio w urzędzie.

Przekazanie pełnomocnictwa wymaga konkretnego dokumentu

Właściciele firm, którzy nie chcą składać deklaracji elektronicznych osobiście mogą zdecydować się na inne rozwiązanie. Alternatywą jest tu ustanowienie pełnomocnika, czyli osoby lub firmy (np. biura rachunkowego) upoważnionej do podpisywania e-deklaracji w imieniu przedsiębiorcy. Żeby było to możliwe konieczne jest sporządzenie pełnomocnictwa na formularzu UPL-1.

Odpowiednio wypełniony dokument należy złożyć w formie papierowej w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach ewidencji podatników i płatników. W większości przypadków konkretny urząd ustala się według miejsca zamieszkania lub siedziby podatnika.

Upoważnienie UPL-1 nie wymaga wniesienia żadnej opłaty skarbowej. Dokument składa się tylko raz. Nie trzeba tego robić powtórnie w przypadku, gdy pełnomocnik po zmianie miejsca zamieszkania lub siedziby będzie podlegał pod inny urząd skarbowy niż dotychczas. Co istotne, żeby pełnomocnik mógł składać deklaracje w formie elektronicznej musi dysponować bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Pełnomocnictwo do podpisywania e-deklaracji można w każdym momencie odwołać. Wymaga to złożenia formularza OPL-1 w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach ewidencji podatników i płatników.