Jakie elementy musi zawierać faktura? Czy sprzedawca powinien poprawić błąd? Co to jest nota korygująca?

Jako że to sprzedawca odpowiada za poprawność faktury, w tym jej zgodność z przepisami i z rzeczywistością, nabywca stoi pod tym względem na nieco gorszej pozycji. Gdy zauważy, że treść faktury jest inna, niżby sobie tego życzył musi interweniować. Ale czy sprzedawca zawsze musi spełnić jego życzenie i wystawić fakturę korygującą?

Gdy faktura mówi co innego, niż powinna…

Powyższa sytuacja jest trudniejsza dla nabywcy, niż dla sprzedawcy, mimo że to sprzedawca odpowiada za treść faktury i odprowadzenie podatków. Co prawda zarówno nabywca, jak i sprzedawca popełniają czyn zabroniony, gdy posługują się nierzetelną fakturą, ale tylko sprzedawca może samodzielnie poprawić każdy element dokumentu.

Nabywca ma do dyspozycji tylko notę korygującą, którą poprawia się mało znaczące błędy (nie mogą one dotyczyć liczb). Oprócz tego nabywcy pozostaje wyłącznie perswazja.

Nabywca może „zmusić” sprzedawcę do zmiany faktury tylko, gdy jest niezgodna z przepisami

Może się zdarzyć, że nabywca nie zgadza się z zapisami na fakturze. Np. nie odpowiada mu opis towaru lub usługi, podział na kwoty i wynikający z niego VAT, data wystawienia dokumentu lub data sprzedaży, itp.

Wówczas opcja „wymuszenia” na sprzedawcy wystawienia korekty pojawia się jednak tylko w poniższych sytuacjach.

1. Można zmusić sprzedawcę do samego wystawienia faktury (a także wydania duplikatu)

Przedsiębiorcy w niektórych przypadkach mają obowiązek wystawiania faktur. Dotyczy to sytuacji, gdy:

  • sprzedawca jest VAT-owcem, a nabywcą jest inny przedsiębiorca,
  • sprzedawca jest VAT-owcem, a nabywcą osoba prywatna, która żąda faktury,
  • sprzedawca jest zwolniony z VAT, a nabywca żąda faktury.

Powołując się na te zasady, może żądać od sprzedawcy wystawienia faktury, gdyż niewystawienie jej to złamanie Kodeksu Karnego Skarbowego. Tutaj warto pamiętać, że dopełnienie tego obowiązku wymaga dotrzymania terminów opisanych poniżej.

Gdy faktura zaginie lub ulegnie zniszczeniu nabywca może zgłosić się do sprzedawcy i poprosić o duplikat faktury. Sprzedawca nie może mu duplikatu odmówić. Nie ma tutaj znaczenia ile razy nabywca zgłasza się po duplikat – należy go wydać za każdym razem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

2. Gdy faktura jest niezgodna z przepisami można zmusić sprzedawcę do jej zmiany

Ustawa o VAT podaje listę elementów, które są na fakturze niezbędne. Jeśli dokument je zawiera, to jest zgodny z prawem. Co za tym idzie, gdy niezbędnego elementu brakuje, można „zmusić” sprzedawcę do wystawienia korekty powołując się na przepisy Ustawy o VAT.

Chodzi tutaj jednak tylko o takie sytuacje, w których nie można wystawić noty korygującej, np. występuje błędna cena, stawka lub kwota VAT, są błędy w obliczeniach, daty są niezgodne z rzeczywistością lub dane nabywcy, czy sprzedawcy są w całości błędne (tzn. nabywcą lub sprzedawcą był kto inny, niż sugeruje to faktura).

3. Gdy faktura jest niezgodna z umową, trzeba interweniować

Sytuacja może być bardziej skomplikowana, gdy faktura jako taka jest poprawna, ale nie jest zgodna z ustaleniami stron. Wówczas trzeba oczywiście interweniować. Stosunkowo najłatwiej jest, gdy strony zawarły umowę na piśmie – ma ona pierwszeństwo przed fakturą i można się na nią powoływać prosząc o korektę.

W przeciwnym razie jako argumenty (a w razie sporu sądowego – dowody) mogą posłużyć ustalenia e-mailowe, wiadomości z komunikatorów, czy serwisów społecznościowych, zlecenia, itp. W razie braku takich śladów (co oznacza, że umowa była zawarta tylko ustnie) pozostaje powoływać się na zeznania świadków.

Faktura jest zgodna z umową i zgodna z przepisami – wtedy nie można nic zrobić

Jeśli faktura jest zgodna z przepisami i z umową pomiędzy stronami (a także po prostu z rzeczywistością), to nie można wymusić na sprzedawcy tego, by ją zmienił. Dotyczy to także sytuacji, gdy sprzedawca korzysta z opcji w przepisach, które są nabywcy nie na rękę, albo po prostu ich nie zna.

Tym samym, nabywca NIE ma możliwości „przymusić” sprzedawcę (wystawcę faktury) m.in., aby:

1. wystawił fakturę wcześniej lub później niż musi – jest na to 15 dni od końca miesiąca, w którym miała miejsce dostawa towaru lub wykonanie usługi (ew. otrzymanie zapłaty – w przypadku przedpłat); alternatywnie, może też wystawić fakturę do 30 dni przed sprzedażą lub zapłatą;

2. dokumentował każdą pojedynczą sprzedaż fakturą, zamiast korzystania z tzw. faktury zbiorczej (faktura zbiorcza dokumentuje kilka wybranych dostaw towarów lub wykonanych usług na rzecz jednego odbiorcy w danym miesiącu);

3. wystawił fakturę elektroniczną zamiast faktury papierowej (nabywca może natomiast wymusić odwrotną sytuację, czyli zażądać faktury papierowej zamiast elektronicznej);

4. wystawił fakturę z pełnymi danymi nabywcy zamiast faktury uproszczonej (na fakturach do 450 zł można zamieścić ograniczone dane nabywcy – wystarczy jego NIP);

5. wystawił fakturę do paragonu po upływie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż (po tym okresie sprzedawca może, ale nie musi wystawić fakturę na żądanie);

6. oznaczał faktury słowami „oryginał” i „kopia” – przepisy od paru lat nakazują wystawiać fakturę w dwóch egzemplarzach, których nie powinno oznaczać się tymi słowami.

Nie wiesz, czy korekta jest niezbędna?

Księgowi inFaktu mogą Ci w tym pomóc. Wystarczy, że założysz darmowe konto na inFakcie. Dzięki temu możesz:

  • Dzwonić lub e-mailować do ksiegowych – kiedy tylko potrzebujesz.
  • Testować księgowość przez 30 dni – bez opłat i bez zobowiązań.
  • Otrzymywać bardzo przydatny newsletter pełen porad dla przedsiębiorców.

Po prostu załóż darmowe konto i korzystaj!