Jak wygląda KPiR i jakie drobne błędy w jej prowadzeniu są dopuszczalne?

W KPiR przedsiębiorca zapisuje przychody i koszty jakie odnoszą się do jego firmy. Taka księgowość opiera się na prowadzeniu prostej tabeli. Żeby jednak księga została uznana za poprawną trzeba stosować się do pewnych zasad.

Księgowi inFaktu Ocena Cena

Celina Rus

9.5 Znakomity

Cena od 200 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Jadwiga Troczyńska

9.8 Znakomity

Cena od 220 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Izabela Tomczak-Dogońska

9.9 Znakomity

Cena od 298 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Zobacz wszystkich księgowych

KPiR pozwala wyliczyć kwotę zaliczek na podatek dochodowy

Wbrew zawiłej nazwie, Księga Przychodów i Rozchodów jest prostym zestawieniem przychodów i kosztów mającym formę przejrzystej tabeli. Składa się z 16 kolumn, w które wpisuje się dane dotyczące m.in. kontrahentów, wartości sprzedanych towarów i usług, a także wydatków. Na podstawie wprowadzonych informacji obliczana jest kwota zaliczek na podatek dochodowy.

Jej wzór obowiązuje przedsiębiorców, którzy rozliczają się z podatków na zasadach ogólnych oraz liniowo. Wszelkiego rodzaju wpisy w KPiR muszą być poparte dowodami księgowymi – np. fakturami, wyciągami bankowymi, dowodami opłat. Odpowiednie prowadzenie sprawia, że księga jest czytelna, a znalezienie konkretnych informacji nie stanowi problemu.

Co ważne w przypadku przedsiębiorców dokonujących transakcji z zagranicznymi firmami – zapisów w księdze powinny być wyłącznie w języku polskim i w krajowej walucie.

Oczywiście, przedsiębiorca nie musi znać wszystkich zasad prowadzenia KPiR, gdy korzysta z programu komputerowego, takiego jak Program do Księgowości inFakt. Wszystko dzięki temu, że dane do księgi pobierają się automatycznie spośród informacji, które użytkownik zapisuje w aplikacji. Co za tym idzie wystarczy więc wystawiać faktury i dodawać koszty, aby wygenerować zgodną z przepisami KPiR.

Jak trzeba prowadzić KPiR?

Rozporządzenie dotyczące zasad prowadzenia KPiR mówi, że należy ją prowadzić w sposób „rzetelny” i „niewadliwy”. Oznacza to, że zapisy powinny odzwierciedlać stan rzeczywisty (dotyczyć transakcji, które faktycznie miały miejsce) i zgodny z aktualnymi przepisami.

Mimo że programy komputerowe wyręczają przedsiębiorcę w wielu kwestiach dotyczących KPiR, pewnych zasad trzeba się trzymać. Dotyczy to przede wszystkim właściwych dat, a także opisów przychodów i kosztów. Nie trzeba jednak dbać o takie aspekty jak pilnowanie odpowiedniej numeracji, jako że aplikacja robi to automatycznie.

W sytuacji, kiedy przedsiębiorca zorientuje się, że popełnił błąd (np. podał nieprawidłową kwotę przychodu, pomylił daty) powinien go niezwłocznie poprawić. Jeśli zaś błąd wpłynął na wysokość zapłaconego podatku należy możliwie najszybciej dopłacić różnicę wraz z odsetkami.

Pomimo pewnych błędów księga może zostać uznana za prowadzoną poprawnie

Przepisy nie tylko mówią w jaki sposób prowadzić KPiR. Wymieniają także przykłady, w których pomimo błędów przedsiębiorca może uniknąć konsekwencji. Księgę uznaje się za prowadzoną prawidłowo również w sytuacjach, kiedy:

• niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% całości przychodu w roku podatkowym,
• brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło prowadzenie księgi,
• błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania,
• podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów przed rozpoczęciem kontroli,
• błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki (trzeba posiadać dowody księgowe, które to potwierdzają).

W innych przypadkach niż wymienione wadliwe lub nierzetelne prowadzenie KPiR może skończyć się dla przedsiębiorcy dotkliwymi konsekwencjami. Jeśli zapisy nie odzwierciedlają rzeczywistości i nie pozwalają na prawidłowe określenie podstawy opodatkowania może to zostać potraktowane jako wykroczenie (zagrożone mandatem), a nawet przestępstwo podatkowe.