Zamknij

Interesuje Cię temat księgości?

Kontynuuj czytanie bloga >

Szukana Fraza

Faktury elektroniczne w 2014 r. – co należy wiedzieć?

Z początkiem 2014 r. do ustawy o podatku VAT wprowadzono definicję faktury elektronicznej, która znajduje się w tzw. słowniczku do ustawy. W myśl przepisów jest to „faktura w formie elektronicznej, wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym”. Jakie więc warunki powinien spełnić przedsiębiorca, żeby wystawiony dokument był w pełni zgodny z regulacjami?

Trzeba spełnić warunki autentyczności, integralności i czytelności faktury

Wystawianie e-faktur to coraz popularniejszy trend wśród polskich przedsiębiorców. Nie powinno to jednak dziwić choćby z uwagi na fakt, że faktury elektroniczne pozwalają zaoszczędzić czas oraz pieniądze.

W odróżnieniu od formy papierowej nie trzeba bowiem drukować dokumentu czy opłacać przesyłek pocztowych bądź kurierskich. Co więcej faktura przesłana drogą elektroniczną zdecydowanie szybciej dotrze do klienta.

Żeby jednak faktura została uznana za wystawioną prawidłowo konieczne jest, by przedsiębiorca zapewnił:

  • autentyczność pochodzenia – przedsiębiorca gwarantuje, że podmioty oznaczone na fakturze są uprawnione do jej wystawienia i odbioru, a wszelkie dane są poprawne,
  • integralność – faktura musi mieć integralny charakter (brak możliwości dokonywania w niej jakichkolwiek zmian),
  • czytelność – dokument musi być czytelny jeśli chodzi o formę, układ elementów, itp.

Powyższe wyszczególnienie obowiązuje zarówno do faktury elektroniczne, jak i w postaci papierowej. Spełnienie tych kryteriów możliwe jest m.in. za pomocą „dowolnych kontroli biznesowych”. Chodzi o stosowanie w firmie procedur pozwalających prześledzić drogę dokumentu, od zamówienia, przez zapłatę i wystawienie faktury, po przechowywanie dokumentu.

Inne opcje wymienione w przepisach, to podpis elektroniczny oraz system elektronicznej wymiany danych (EDI), przy czym przepisy nie ograniczają możliwości do tych trzech.

W jakim formacie tworzyć i przesyłać faktury elektroniczne?

Zgodnie z przepisami, żeby faktura została uznana za elektroniczną powinna być wystawiona oraz otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Jak to wygląda w praktyce? Otóż przedsiębiorca może wystawić fakturę w dowolnym formacie, który jest w stanie odczytać odbiorca. Dodatkowo format ten powinien utrudniać modyfikację pliku.

Te wymagania spełniają choćby dokumenty zapisywane jako pliki .pdf czy .png. Nie jest tak jednak w przypadku takich formatów jak .doc albo .rtf. Dzieje się tak dlatego, że w treść tak stworzonego dokumentu można łatwo ingerować. Co więcej dokumenty w tych formatach mogą inaczej wyświetlać się na różnych komputerach, co często sprawia, że na otrzymanej fakturze brakuje np. pewnych elementów.

Tym samym jedynie faktury wystawione i otrzymane w odpowiednim formacie, który zapobiega możliwości ingerencji w ich treść mogą zostać uznane za w pełni zgodne z przepisami.

Przesłanie również w formie papierowej wyklucza faktury jako elektroniczne

Fakturę elektroniczną można przesłać odbiorcy np. za pomocą poczty e-mail, jak i udostępnić choćby w postaci linku do strony, z której można ją pobrać. Z zastrzeżeniem, że jeśli przedsiębiorca prześle taki dokument zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, nie zostanie on uznany za e-fakturę.

Koniecznym do spełnienia warunkiem jest bowiem, żeby faktury nie przekazywać w formie papierowej. Dotyczy to przykładowo faktur utworzonych w formacie elektronicznym przy użyciu programów księgowych, które następnie są wysyłane w formie papierowej.

A czy zeskanowany dokument może zostać uznany za e-fakturę? Jest to możliwe, o ile oczywiście zostaną spełnione warunki, że zostanie wysłany i otrzymany w formie elektronicznej. Jeśli jednak nabywca otrzyma również wersję papierową o fakturze elektronicznej nie ma mowy.

Faktury elektroniczne 2014 – domniemana zgoda nabywcy

Przesyłanie faktur w formie elektronicznej wymaga zgody kontrahenta, przy czym przepisy nie określają sposobu w jaki musi być wyrażona. Tym samym możliwe jest wyrażenie zgody w postaci dokumentu w formie papierowej, pod postacią wiadomości przesłanej e-mailem, a nawet ustnie.

Możliwa jest także tzw. akceptacja domniemana. W jej myśl jeśli nabywca opłaci przesłaną e-fakturę, oznacza to, że wyraża zgodę na otrzymywanie dokumentów w takiej formie. Nie trzeba posiadać żadnego potwierdzenia wyrażenia zgody przez kontrahenta na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną. Taki korzystny dla przedsiębiorców zapis obowiązywał już w 2013 r. i w po przeniesieniu zasad do ustawy o VAT został utrzymany.

Wystawiaj faktury elektroniczne w inFakcie!

  • Zgodne z prawem faktury VAT w plikach PDF – wystarczy wypełnić prosty formularz
  • Wsparcie księgowych inFaktu – dzwonisz kiedy potrzebujesz
  • Praktyczny newsletter dla przedsiębiorców

Załóż konto!

Dodaj komentarz: